Wat is een digitaal personeelsdossier?

Als je binnen jouw bedrijf over personeel beschikt, ben je verplicht bepaalde gegevens van jouw werknemers vast te leggen. Deze gegevens worden bijgehouden in een personeelsdossier. Voor al jouw werknemers houd je een personeelsdossier bij. In het personeelsdossier leg je alleen de noodzakelijke gegevens vast en moet je rekening houden met de privacywet (AVG). Met de juiste HR software sla je gemakkelijk en veilig de personeelsdossier van jouw werknemers digitaal op. Zo zijn deze personeelsdossiers altijd en overal bereikbaar voor zowel de werkgevers als werknemers.

Belangrijke gegevens in het personeelsdossier

In beginsel zijn de gegevens en documenten van het personeelsdossier in vijf hoofdgroepen te verdelen. De eerste groep zijn de persoonlijke gegevens van de werknemer. Denk hierbij aan onder andere de naw-gegevens, stamgegevens en het burgerservicenummer. De tweede groep betreft alle contracten en arbeidsvoorwaarden van de werknemer. Ten derde moet ook het functioneren en ontwikkeling van de werknemer meegenomen worden. Tevens moet ook het ziekteverzuim en de frequentie opgenomen worden in het dossier. Tenslotte is er nog ruimte voor diverse en eventuele bijzonderheden als aantekeningen van de manager. Het is op grond van de AVG verplicht jouw werknemers in te lichten over welke gegevens worden gebruikt en met welk doel. Daarnaast moeten jouw werknemers ook geïnformeerd worden over de bewaarplaats.

Bewaarplaats en termijn 

Voor personeelsdossier gelden er geen strikte regels over de bewaarplaats van personeelsdossiers. Voorheen werden personeelsdossier voornamelijk op papier bewaard. Dit wordt tegenwoordig steeds meer gedigitaliseerd gezien het meer tijd en ruimte bespaart. Hoewel er dus niet wettelijk een bewaarplaats is geregeld, is het wel belangrijk dat jij als werkgever ervoor zorgt dat onbevoegden geen toegang hebben tot de personeelsdossiers van jouw werknemers. 

In beginsel wordt er gesteld dat de gegevens in het personeelsdossier uiterlijk twee jaar na beëindiging van het dienstverband moeten worden vernietigd. Gegevens die van fiscaal belang zijn moeten echter zeven jaar bewaard blijven en er geldt een bewaarplicht van vijf jaar voor loonbelastingverklaringen en de kopie van het ID.

Meldplicht datalekken

Door de opkomst van digitale personeelsdossiers, is sinds januari 2016 de meldplicht datalekken ingegaan. Dit houdt in dat organisaties direct melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) zodra zij een datalek hebben.