Optimalisatie en groei: Froot's HR transformatie met Shiftbase & Buddee

Froot is een dynamische organisatie die zich bezighoudt met het aanbieden van vers fruit aan bedrijven, scholen en BSO’s. Met een groeiend team van medewerkers streven zij ernaar om gezonde snacks toegankelijk te maken voor iedereen. HR Manager Jessica van den IJssel speelt een cruciale rol in het beheren van hun personeelsbestand en het optimaliseren van de personeelsplanning.

Aanleiding: onvoldoende inzicht

Toen Jessica een jaar geleden bij Froot begon, gebruikte het bedrijf Klokin voor de urenregistratie. Hoewel dit systeem de basisfunctionaliteiten bood, zoals het bijhouden van uren, kwam het al snel tekort. Jessica vertelt: "Klokin hield alleen uren bij, maar bood verder geen mogelijkheden voor analyse of vergelijking. We waren veel tijd kwijt aan administratie, konden niks analyseren en waren alleen maar bezig met data invoeren. Het was erg foutgevoelig en data ging maar één kant op."

Voor de personeelsplanning gebruikte Froot Excel, wat voor een team van 40-50 medewerkers niet werkbaar bleek. "Met Excel was er nergens een basis voor medewerkersgegevens en beschikbaarheid. "Planning was altijd op de korte termijn," legt Jessica uit.

Jessica's aanbeveling: "Ik raad de combinatie van Shiftbase en Buddee aan iedere HR Manager aan. Het biedt de tools en ondersteuning die je nodig hebt om effectief te kunnen plannen en managen."

Oplossing: efficiënt personeelsbeheer

Op zoek naar een efficiëntere oplossing stuitte Jessica op de integratie tussen Shiftbase en Buddee. Shiftbase voor urenregistratie en personeelsplanning, en Buddee voor HR zaken. "Nu, een jaar later, is het team twee keer zo groot. Ik ben blij dat ik op tijd ben begonnen om mijn uren goed in te zetten," zegt Jessica.

Dankzij de integratie tussen Shiftbase en Buddee kon Froot gegevens zoals medewerkersgegevens, afwezigheid en verzuim eenvoudig synchroniseren, wat resulteerde in een naadloze samenwerking tussen de systemen.

De voordelen van Shiftbase & Buddee

De combinatie van Shiftbase en Buddee biedt een scala aan voordelen voor Froot:

• Overzichtelijke teamindeling: Medewerkers zijn duidelijk ingedeeld in teams, wat een overzicht geeft over wie in welk team functioneert.
• Standaard agenda's: Voor medewerkers wordt een standaard agenda gemaakt die doorloopt tot het einde van hun contract, tenzij zij vakantie aanvragen. Dit zorgt voor consistente en voorspelbare planningen.
• Zelfbeschikking over beschikbaarheid: Medewerkers kunnen zelf hun beschikbaarheid opgeven, waardoor er snel geschakeld kan worden als er gaten in het rooster vallen.
• Registratie van ziekmeldingen: Ziekmeldingen worden geregistreerd en kunnen aan het einde van het jaar geanalyseerd worden om inzicht te krijgen in het ziekteverzuim.
• Vakantieplanning: Vakantieaanvragen die op tijd worden gedaan, maken het inzichtelijk of er in vakantieperiodes problemen kunnen ontstaan met de personeelsbezetting, waardoor tijdig werving kan worden opgestart.

Jessica licht toe: "Deze functionaliteiten zorgen ervoor dat we anticiperen op basis van data. "We kunnen nu vooruitkijken en onze loonkosten en productiviteit goed beheren."

Resultaten: gemak en transparantie

Een overzicht van de belangrijkste resultaten:

• 30% tijdsbesparing: Er is een besparing van 10 uur per week op de personeelsplanning gerealiseerd, wat neerkomt op een tijdsbesparing van 30%.
• 80% meer nauwkeurigheid: Door de koppeling tussen de systemen is de nauwkeurigheid met 80% toegenomen. Medewerkers kunnen zelf hun gegevens inzien en eventuele fouten direct melden.
• 40% hogere medewerkerstevredenheid: De transparantie in roosters en de mogelijkheid voor medewerkers om hun beschikbaarheid en vakanties zelf te beheren, heeft geleid tot een stijging van 40% in medewerkerstevredenheid.
• >Efficiënte urenregistratie: Met Shiftbase kunnen medewerkers gemakkelijk in- en uitklokken, waardoor onduidelijkheden over werktijden en pauzes zijn verdwenen.

Conclusie: zonder Shiftbase & Buddee geen groei mogelijk

Dankzij de implementatie van Shiftbase en Buddee heeft Froot niet alleen haar HR-processen gestroomlijnd, maar ook de algehele efficiëntie en medewerkerstevredenheid verhoogd. De systemen bieden de nodige flexibiliteit en nauwkeurigheid om te anticiperen op toekomstige personeelsbehoeften en loonkosten onder controle te houden.

De integratie heeft ervoor gezorgd dat Jessica in haar beperkte uren het maximale uit haar rol als HR Manager kan halen, wat Froot in staat heeft gesteld om succesvol te groeien.