Wie zijn jullie?
De Pit Hulpverlening biedt ondersteuning aan mensen met psychische, sociale of praktische hulpvragen, vaak in samenwerking met gemeenten en zorginstanties. De focus ligt op persoonlijke begeleiding en snelle, passende hulp zodat cliënten weer zelfstandig kunnen functioneren.
Jelle Scholtens is Manager Bedrijfsvoering bij De Pit, met een sterke focus op HR en finance. Hij stapte in de rol zonder klassieke HR-achtergrond, wat hem juist de ruimte gaf om kritisch te kijken en snel te sturen op praktische verbeteringen.
Waarom hebben jullie voor Buddee gekozen?
Toen Jelle binnenkwam, was HR volledig uitbesteed aan een externe partij. De kwaliteit schoot tekort, er werden regelmatig fouten gemaakt in de salarisadministratie, en de kosten stonden niet in verhouding tot wat er terugkwam.
Zijn eerste werkdag zette de toon: geen laptop, geen Microsoft-account, alle toegangen nog te regelen, alle HR-processen gingen via losse mails, en niemand die wist wat de laatste status was. Dat zag Jelle als duidelijke prioriteit en kans.
Na een gerichte oriëntatie op de behoeften van de organisatie was de keuze snel gemaakt. De combinatie van HR-software én salarisadministratie in één platform maakte Buddee de logische keuze voor De Pit.
Bij welke processen ondersteunt Buddee jullie?
De Pit heeft het onboardingproces volledig ingericht via de werkstromen in Buddee. Zodra een nieuwe medewerker wordt aangemaakt, worden alle taken direct afgevuurd: het aanmaken van het complete dossier, het opstellen en digitaal ondertekenen van het arbeidscontract via DocuSign, een uitgebreide welkomstmail en het toekennen van de juiste systeemtoegang en autorisaties.
Resultaat: een nieuwe medewerker is nu binnen drie uur volledig geonboard.
Daarnaast borgt Buddee de kwaliteitseisen rondom ISO-certificering. Tijdens een recente audit liet Jelle de werkstromen zien en de auditor was positief over hoe de kwaliteit structureel is vastgelegd in het systeem. Op basis van feedback vanuit die audit zijn de werkstromen direct uitgebreid, onder andere met een digitale VOG-validatiestap via validatie.nl.
Medewerkers hebben nu real-time inzicht in hun verlofuren — iets wat eerder via een externe partij moest worden aangevraagd, inclusief factuur voor de tijd die dat kostte.
Tip voor mede-ondernemers
‘Begin met de meest urgente processen en bouw van daaruit op. Stel jezelf drie vragen: wat moet er gebeuren, wanneer moet het gebeuren, en wie is verantwoordelijk? Die antwoorden zijn je werkstroom.’
‘Je hoeft het niet in één keer perfect te hebben. Al doende ontdek je wat een taak waard is, wat naar een specifieke persoon moet en wat je kunt automatiseren. Begin gewoon — het systeem is flexibel genoeg om mee te groeien.’