Deze privacyverklaring bevat informatie over de verwerking van jouw persoonsgegevens door Buddee Netherlands B.V. (“Buddee”, “Wij” of “wij”) en is van toepassing op al onze diensten, inclusief maar niet beperkt tot het gebruik van onze website www.buddee.nl (“Website”) en ons HR-platform inclusief onze mobiele applicatie (“App”), die we hierna gezamenlijk het “Platform” noemen. Deze verklaring is gericht op (potentiële) ondernemers die gebruik maken van onze diensten, medewerkers, partners, bezoekers van de Website en sollicitanten.
Buddee biedt een slim, simpel en flexibel HR-platform in de cloud met digitaal personeelsdossier, verlof- & verzuimadministratie en nog veel meer. Onze klanten zijn ondernemingen die we hierna de Gebruikers noemen. Gebruikers kunnen hun medewerkers (“Medewerkers”) toegang verlenen tot het Platform en de App zodat ze overal en altijd inzicht hebben in hun eigen personeelszaken.
Gebruikers die gebruik maken van onze diensten middels het Platform en die hun Medewerkers toegang verlenen tot het Platform worden aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4 lid 7 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”). Buddee wordt in dit kader aangemerkt als verwerker in de zin van artikel 4 lid 8 van de AVG. Buddee is verwerkingsverantwoordelijke indien wij niet op basis van schriftelijke instructies van een verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerken, zoals bij bezoekers van de Website, partners, leveranciers en sollicitanten.
1. De persoonsgegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken
Persoonsgegevens betreft alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, ook wel een ‘betrokkene’ genoemd. Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
Wij zullen jouw voorafgaande toestemming vragen voor het verwerken van je persoonlijke informatie, tenzij de gegevens noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst, wij dit wettelijk verplicht zijn of indien wij hiertoe een gerechtvaardigd belang hebben. Indien je toestemming hebt gegeven voor de verwerking, heb je het recht om deze toestemming te allen tijde in te trekken. De verwerking die enkel was gebaseerd op jouw toestemming zal dan gestaakt worden. De intrekking van jouw toestemming laat echter de rechtmatigheid van de verwerking op basis van deze toestemming vóór de intrekking daarvan of op basis van een gerechtvaardigd belang onverlet.
1.1. Website
1.1.1. Contactformulier
Je kunt contact met Buddee opnemen via onze Website door gebruik te maken van ons contactformulier. Wij vragen jouw voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsnaam. Deze gegevens hebben wij nodig om contact met je op te kunnen nemen. Wanneer je het contactformulier invult en de hierboven genoemde gegevens aan ons verstrekt, geef je toestemming om deze te gebruiken voor het onderhouden van contact en het verlenen van service. Wij gebruiken deze gegevens niet voor andere doeleinden.
Indien je nog geen klant bent van Buddee en persoonsgegevens enkel hebt verstrekt om informatie over Buddee aan te vragen, bewaren we deze gegevens nog maximaal 3 maanden na ons laatste contact om je alsnog van dienst te kunnen zijn en eventuele vragen te kunnen beantwoorden. Indien je wel klant bent en persoonsgegevens verstrekt in het kader van onze dienstverlening bewaren we deze zolang dit noodzakelijk is voor deze doeleinden, tenzij we de gegevens langer moeten bewaren op grond van een wettelijke verplichting.
1.1.2. Aanvraag testperiode
We laten je graag 14 dagen kennismaken met onze diensten en het Platform. Om gebruik te kunnen maken van onze diensten vragen we je om de volgende gegevens in te vullen: bedrijfsnaam, voor- en achternaam inclusief tussenvoegsels, e-mailadres en telefoonnummer. Daarnaast vragen we je een wachtwoord aan te maken zodat je veilig toegang krijgt tot ons platform. Deel je wachtwoord nooit met derden en zorg voor een sterk wachtwoord.
We zijn er zeker van dat je na deze 14 dagen gebruik wenst te maken van onze diensten. Wil je dat toch niet, dan bewaren wij jouw persoonsgegevens nog maximaal 3 maanden na ons laatste contact om je alsnog van dienst te kunnen zijn en eventuele vragen te kunnen beantwoorden.
1.1.3. Chatfunctie
We houden van persoonlijk contact en vragen daarom je (voor)naam aan ons door te geven. Daarnaast verwerken we jouw IP-adres omdat we eventueel misbruik van onze chatfunctie tegen willen kunnen gaan.
Indien je nog geen klant bent van Buddee en persoonsgegevens enkel hebt verstrekt om informatie over Buddee aan te vragen, bewaren we deze gegevens nog maximaal 3 maanden na ons laatste contact om je alsnog van dienst te kunnen zijn en eventuele vragen te kunnen beantwoorden. Indien je wel klant bent en persoonsgegevens verstrekt in het kader van onze dienstverlening bewaren we deze zolang je klant bent om je van dienst te kunnen zijn, tenzij we de gegevens langer moeten bewaren op grond van een wettelijke verplichting.
1.1.4. Cookies
Als je de Website van Buddee bezoekt, dan maken wij gebruik van cookies. Cookies zijn kleine informatiebestanden die door uw browser of applicatie op de harde schijf van uw apparatuur worden bewaard en die worden uitgelezen door een browser. Wij maken gebruik van cookies om de website te laten functioneren, om de effectiviteit van de Website te meten, en voor marketingdoeleinden.
Functionele cookies
Functionele cookies zijn strikt noodzakelijk om de Website te kunnen gebruiken. Onze Website maakt gebruik van deze functionele cookies om bijvoorbeeld te onthouden of je cookies geaccepteerd hebt en om te voorkomen dat je meerdere malen op dezelfde melding dient te klikken.
Analytische cookies
Er kunnen cookies worden gebruikt om de kwaliteit en effectiviteit van de Website te meten, door bijvoorbeeld bij te houden hoeveel unieke bezoekers de Website bezoeken, hoe de websitebezoekers op onze Website terecht zijn gekomen, welke onderdelen van de Website zij bezoeken en wanneer. Ook kan met behulp van deze cookies worden bijgehouden welke versie van de Website het meest effectief is.
Trackingcookies
Cookies die worden gebruikt om bepaalde gegevens te verzamelen om je gerichte advertenties te sturen, betreffen trackingcookies. Deze cookies verzamelen gegevens om de websitebezoeker te onderscheiden van andere websitebezoekers. Wij zullen jouw toestemming vragen voordat deze cookies worden geplaatst. Via Youronlinechoices.com kun je jouw voorkeuren voor interest-based advertising volledig zelf bepalen.
Je kunt via jouw browser-instellingen aangeven dat je automatisch cookies wilt weigeren of wilt verwijderen. In dat geval kunnen wij niet garanderen dat alle diensten en functionaliteiten van de Website op een juiste manier werken. Hoe je cookies kan beheren, hangt af van welke webbrowser je gebruikt. Meer informatie vind je op Allaboutcookies.org.
Hier vindt je een volledige lijst van de cookies die wij op onze Website gebruiken: https://buddee.nl/cookies/.
1.1.5. Nieuwsbrieven
We houden je graag op de hoogte van interessante ontwikkelingen over Buddee door middel van onze nieuwsbrieven. Je kunt je hiervoor aanmelden op de website. Na aanmelding ontvang je van ons een e-mail waarin we jouw inschrijving bevestigen. Het kan zijn dat je in deze bevestiging je aanmelding nog definitief moet bevestigen. De nieuwsbrief richten we graag aan jou persoonlijk. Daarom vragen we je jouw (voor)naam. Ook hebben we uiteraard jouw e-mailadres nodig om de nieuwsbrief te kunnen verzenden.
Je kunt je te allen tijde uitschrijven voor onze nieuwsbrieven door te klikken op de afmeldlink die onderaan elke e-mail wordt meegestuurd, of door een e-mail te sturen van deze strekking naar privacy@buddee.nl. Na intrekking van uw toestemming zullen we uw e-mailadres zo snel mogelijk maar uiterlijk binnen 4 weken verwijderen.
We gebruiken diverse technologieën zoals webbakens en trackingpixels om je interacties met de nieuwsbrief bij te houden en te analyseren. Deze gegevens worden aan je e-mailadres en een gepseudonimiseerd ID toegewezen. We gebruiken deze gegevens om een gebruikersprofiel te maken waarmee we de nieuwsbrief voor je kunnen personaliseren. Je gebruikersprofiel wordt gebaseerd op je interacties met de nieuwsbrief, onze dienstverlening en websites van derde partijen.
Je kunt hier te allen tijde bezwaar tegen maken door je af te melden via de link die in elke e-mail wordt vermeld.
1.2. Klanten c.q. Gebruikers
Wil je klant van ons worden (na de 14 dagen proefperiode), dan hebben we de volgende (persoonsgegevens) van je nodig om onze diensten te kunnen verlenen.
- Bedrijfsnaam en adres
- Voor- en achternaam contactpersoon
- e-mailadres (van contactpersoon en van financiële administratie)
- telefoon
- kvk-gegevens
- btw-nummer
- loonbelastingnummer
- bankgegevens
Deze gegevens bewaren wij zolang dat nodig is voor het beoogde doel of om te voldoen aan de wettelijke bewaarplicht.
1.3. Partners
Onder partners verstaan wij de partijen waar Buddee zaken mee doet in het kader van onze dienstverlening zoals leveranciers en zakenpartners. Ten behoeve van de uitvoering van overeenkomsten verwerken wij (persoons)gegevens zoals ook hiervoor onder 1.2 omschreven.
Deze gegevens bewaren wij zolang dat nodig is voor het beoogde doel of om te voldoen aan de wettelijke bewaarplicht.
1.4. Telefonisch contact
Indien je telefonisch contact opneemt met onze klantenservice kunnen gegevens over dit contactmoment worden bijgehouden, zoals opmerkingen, vragen of klachten, om je op een later moment nog steeds van dienst kunnen zijn. Telefoongesprekken met onze klantenservice kunnen ook worden opgenomen. Je wordt hierover ook geïnformeerd ten tijde van het telefoongesprek en voordat de opname start. De opnames worden gebruikt voor trainingsdoeleinden en als bewijs voor de totstandkoming van een overeenkomst of een andere gemaakte afspraak. De telefoongesprekken worden verwijderd nadat zij niet meer nodig zijn voor deze doeleinden. Wij zullen deze gegevens maximaal 6 maanden na ons laatste contact verwijderen.
1.5. Beoordelingen en recensies
Indien je gebruikt maakt van onze diensten, kunnen wij je een uitnodiging sturen voor het geven van een beoordeling. Indien je een beoordeling plaatst vragen wij om je e-mailadres, zodat we eventuele fraude kunnen voorkomen. Je e-mailadres tonen wij niet op de website en wordt niet voor andere doeleinden gebruikt. Wij bewaren je e-mailadres voor onbepaalde tijd, althans totdat jouw (openbare) beoordeling op jouw verzoek daartoe wordt verwijderd.
Het geven van een beoordeling is niet verplicht. Indien je een beoordeling wenst te geven, kun je toestemming geven voor het tonen van jouw voornaam en achternaam bij het plaatsen van de beoordeling. Ook kun je de beoordeling anoniem plaatsen of je beoordeling aan ons doorgeven voor intern gebruik en analyse.
Wij hechten veel waarde aan je mening en laten deze graag aan anderen zien, zodat zij een goede afweging kunnen maken. Ook gebruiken wij je beoordeling om onze dienstverlening te optimaliseren. Indien je je beoordeling anoniem of met je naam plaatst kunnen wij deze tonen op onze website en via TrustPilot en Google Reviews. Wij verstrekken je e-mailadres niet aan derden.
1.6. Reclame en marketing
Als je klant bent bij ons dan kunnen we je aanbiedingen sturen die betrekking hebben op onze dienstverlening. Daarvoor hebben wij geen toestemming nodig. Je kunt wel altijd bij iedere aanbieding aangeven dat je deze niet langer wenst te ontvangen.
1.7. Sollicitanten
Wil je werken bij Buddee, check dan regelmatig de Website of we vacatures hebben. Je kan ook zelf informeren of we mogelijk een passende vacature voor je hebben. Wil je solliciteren, dan vragen we in ieder geval je NAW-gegevens, je CV en e-mailadres toe te zenden. Ook kan het zijn dat we jouw LinkedIn profiel of andere social media bekijken. We vragen om en bekijken deze gegevens om te kunnen beoordelen of je geschikt bent voor de functie.
Na afloop van de sollicitatieprocedure zullen jouw gegevens binnen 4 weken worden verwijderd, tenzij je toestemming geeft om jouw gegevens tot één jaar na beëindiging van de procedure te bewaren.
1.8. Analyse van gegevens
Om onze dienstverlening te optimaliseren gebruiken we verschillende methoden om interacties van gebruikers met onze diensten, de Website en het Platform te analyseren. Dit helpt ons om de gebruikerservaring van onze diensten en de diensten zelf te verbeteren. Wij gebruiken daarvoor enkel gepseudonimiseerde of geanonimiseerde gegevens.
1.9. Over kinderen onder de 16 jaar
Het Platform, de App en de Website zijn niet bedoeld om te worden gebruikt of bezocht door kinderen onder de 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust informatie van gebruikers en/of bezoekers in deze leeftijdscategorie. Zodra wij ontdekken dat wij informatie van een kind onder de 16 jaar verwerken, streven wij ernaar deze informatie zo snel mogelijk te verwijderen.
1.10. Waar slaan wij persoonsgegevens op?
Alle data wordt opgeslagen op de beveiligde servers van Amazon Web Services EMEA SARL, locatie Frankfurt, Duitsland en derhalve binnen de EEA.
1.11. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wij verkopen jouw gegevens niet aan derden voor marketing-, verkoop- of andere bedrijfsmatige activiteiten.
Een deel van de verzamelde persoonsgegevens wordt gedeeld met externe dienstverleners en onze zakelijke partners indien dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst, als we daartoe wettelijk verplicht zijn, als wij jouw toestemming hebben of als wij een legitiem belang hebben bij het delen van deze informatie. Wij geven jouw persoonlijke gegevens niet aan deze partijen door voor een doel dat wezenlijk verschilt van het doel waarvoor deze gegevens oorspronkelijk zijn verzameld.
Voorbeelden van externe dienstverleners zijn clouddienstverleners die bepaalde bedrijfsactiviteiten voor ons uitvoeren of diensten aan ons leveren, bedrijven die het mogelijk maken om nieuwsbrieven te verzenden. Deze derden zijn contractueel verplicht om adequate maatregelen te nemen om uw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Een lijst met derde partijen treft u onderstaand aan:
- TransIP – hosting van website (www.transip.com)
- Lavarel – Forge – server management (https://forge.laravel.com/)
- Amazon Web Services – cloud hosting (https://aws.amazon.com)
- Mollie – payment service provider (www.mollie.com)
- Pipedrive – CRM (www.pipedrive.com)
- Trengo – chat & telefonisch support en helpdesk (www.trengo.com)
- Adverteren op Facebook (www.facebook), Linkedin (www.linkedin.com), Instagram (www.instagram.com), Bing/Microsoft (www.bing.com), Google Adwords (www.google.com)
- TypeForm - enquetetool (www.typeform.com)
- Mailchimp – nieuwsbrieven (www.mailchimp.com)
- Exact Software – boekhouding en salarisadministratie (www.exact.com);
- Slack – interne communicatie (www.slack.com)
- Calendly – planningstool (www.calendly.com)
- Google – Google calendar, Google Drive, Google Mail, Google Analytics, Google Forms (www.google.com)
- Microsoft – MS Office (www.microsoft.com)
- Monday – projectmanagement tool (www.monday.com)
Indien je persoonsgegevens worden doorgegeven aan partijen die zich niet in de Europese Unie bevinden, zullen wij ervoor zorgen dat er een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie is genomen of dat er andere passende waarborgen worden geboden. Indien je inzage wenst te verkrijgen in deze passende waarborgen, kun je daartoe contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming.
1.12. Wat zijn jouw rechten?
Aangezien wij jouw persoonsgegevens verwerken, heb je bepaalde specifieke rechten met betrekking tot deze gegevens:
- Je hebt het recht uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van je persoonsgegevens;
- Je hebt het recht om inzage te verkrijgen in je persoonsgegevens;
- Je hebt het recht om onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
- Je hebt het recht om je persoonsgegevens te laten verwijderen. Wij zullen jouw gegevens verwijderen in overeenstemming met je verzoek en de geldende wet- en regelgeving;
- Je het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden te laten beperken;
- Je het recht om de gegevens die wij van je hebben ontvangen rechtstreeks over te dragen; en
- Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens.
Als je een van je rechten wenst uit te oefenen, neem dan contact met ons op via onderstaande contactgegevens.
Buddee Netherlands B.V.
Razeil 36
1319 EA Almere
Nederland
E-mail: privacy@buddee.nl
Om je identiteit vast te stellen, kunnen wij je vragen om enkele aanvullende gegevens te bevestigen.
Wij zullen binnen een maand op jouw verzoek reageren. Afhankelijk van de complexiteit en het aantal verzoeken kunnen wij deze termijn met twee maanden verlengen. Wij kunnen niet altijd aan je verzoek voldoen, bijvoorbeeld als de verwerking van jouw persoonsgegevens noodzakelijk zou zijn om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Over een eventuele verlenging van onze reactietermijn of een afwijzing van jouw verzoek zullen we je in ieder geval binnen één maand na ontvangst van jouw verzoek informeren. Verder heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
1.13. Veiligheidsmaatregelen
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om een hoog niveau van veiligheid en integriteit van uw persoonsgegevens te waarborgen. Uw gegevens worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming en worden beschermd tegen onder meer verlies, diefstal, misbruik, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging of vernietiging.
Deze maatregelen omvatten encryptie van persoonsgegevens en opslag op computersystemen met beperkte toegang, die bescherming bieden tegen ongeoorloofde toegang.
2. De persoonsgegevens die wij als verwerker verwerken
2.1. Inloggegevens
Gebruikers en Medewerkers dienen zich te registeren om in te kunnen loggen in ons Platform of de App. Daarvoor zijn de volgende gegevens benodigd: naam en e-mail. Buddee heeft geen directe toegang tot deze gegevens. Wij slaan deze gegevens in beveiligde vorm op.
2.2. Persoonsgegevens
Wij bieden Gebruikers en Medewerkers de mogelijkheid om persoonsgegevens op te slaan in het Platform. Wij hebben geen controle over welke persoonsgegevens Gebruikers en Medewerkers opslaan in het Platform. Wij hebben in beginsel geen toegang tot de persoonsgegevens die worden opgeslagen, tenzij wij op instructie van een Gebruiker of Medewerker ondersteuning moeten bieden bij gebruik van het Platform.
Gebruikers en Medewerkers bepalen welke gegevens worden verwerkt in het systeem. Voorbeelden van persoonsgegevens die in het Platform worden opgeslagen zijn: voor- en achternaam, e-mailadres, identiteitsbewijzen, rekeningnummers, personeelsverslagen, cv’s, vakantiedagen en alle voor de Medewerker en Gebruiker relevante informatie in het kader van de dienstbetrekking.
Indien je als Medewerker vragen hebt over de verwerking van persoonsgegevens middels het Platform, dan kun je terecht bij de Gebruiker. Wij hebben geen toegang tot deze persoonsgegevens en kunnen dan ook niet aan inzage- of verwijderingsverzoeken voldoen.
3. Wijziging van deze privacyverklaring
Buddee kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wij raden je aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen voor eventuele wijzigingen. De laatste update dateert van november 2020.