Wie zijn jullie?
Niet de Jumbo van de boodschappen, maar Jumbo Group, de maker van bordspellen: de Jan van Haasteren-puzzels, Mens Erger Je Niet en Stratego, en de laatste jaren een grote hit met het spel Hitster. In Nederland werken zo’n zestig collega’s, wereldwijd zijn dat er ongeveer driehonderd. Een bekende naam, maar qua organisatie echt een MKB-bedrijf.
Paula is HR Manager en verantwoordelijk voor het Noord-Europese deel van de groep. Ze begon iets meer dan vier jaar geleden en nam de rol over van iemand vanuit Legal, die de bare minimum deed: zorgen dat alles voldeed aan wet- en regelgeving. De salarisadministratie liep destijds via Finance — een duidelijk signaal van hoe klein en MKB Jumbo Group op dat moment nog was.
Waarom hebben jullie voor Buddee gekozen?
Verlof werd bijgehouden in één groot Excel-bestand: tweehonderd uur aan saldo’s, zonder dat iemand nog wist wanneer die verliepen, of het wettelijke of bovenwettelijke dagen waren. Een bekend verhaal, en precies waar tijd voor verandering was.
Voor Paula, die HR in haar eentje doet, was het startpunt niet meteen cultuur of beleid, maar iets veel praktischers: inzicht. Niet alleen voor haarzelf, maar vooral voor de medewerkers. Zij wilde af van de terugkerende vraag ‘hoeveel verlof heb ik nog tot het einde van het jaar’ en het gedoe van mailtjes achteraf. De koppeling tussen bedrijfscultuur en verlofbeleid — zoals Jesse van Seven People die schetste — is er ook, maar kwam pas later. Eerst moest de basis op orde zijn. En dat kon niet allemaal in één keer: precies dát gefaseerd aanpakken is volgens Paula de grootste valkuil om te vermijden als je HR alleen doet.
Bij welke processen ondersteunt Buddee jullie?
Verlof staat nu in één overzicht, voor iedereen. Medewerkers zien zelf hoeveel verlof ze nog hebben staan, en leidinggevenden hebben in één scherm zicht op hun team — in plaats van dat Paula elke maand of elk half jaar een overzicht moest rondsturen. Opvallend genoeg blijkt dat mensen juist minder verlof opnemen dan verwacht: aan het begin van het jaar is daarom een herinnering nodig dat er nog verlof van het jaar ervoor open staat. Die reminder is inmiddels een geautomatiseerde werkstroom in Buddee, wat zowel Paula als de medewerkers zelf tijd en gedoe bespaart.
Jumbo Group zit momenteel middenin een ‘vruchtbare’ periode: veel collega’s zijn met zwangerschaps-, geboorte- of ouderschapsverlof. Omdat functies bij Jumbo Group weinig overlap hebben, heeft zo’n afwezigheid meteen impact op een heel team. Daarom regelt Paula altijd vervanging — intern of met een tijdelijke collega — zodat de extra werkdruk niet op de schouders van twee of drie teamgenoten terechtkomt.
Voor dit soort verlof volgt Jumbo Group een vaste aanpak, zonder dat het een strak uitgeschreven protocol is: eerst een checklist met een paar vaste stappen. Op het nieuws van een zwangerschap of ouderschapsverlof reageert het team eerst simpelweg blij — geen directe opsomming van rechten en plichten. Dat nieuws mag drie tot vier weken landen, voordat Paula een afspraak plant om de verschillende soorten verlof en de mogelijkheden door te nemen. Daarna volgt een vervolggesprek over de concrete invulling: welke stappen, welke voorkeuren. Alles wordt ook per brief bevestigd, ook na de geboorte zelf — inclusief een klein cadeau — zodat de medewerker altijd kan teruglezen wat er is afgesproken en nog van gedachten kan veranderen.
Ook de terugkeer na verlof krijgt aandacht. Waar mogelijk lost Jumbo Group de vervanging extern op, zodat een medewerker niet meteen volle bak terug hoeft. Werkzaamheden worden opgebouwd, en Paula kijkt nadrukkelijk naar de behoefte van de individuele medewerker: de ene wil na twaalf weken maar wat graag weer aan het werk, de ander heeft juist meer tijd nodig. Bij Jumbo Group werken relatief veel vrouwen, en negen van de tien wil na hun verlof het liefst meteen weer volledig aan de slag. Bij mannen wordt verlof vaker gefaseerd opgenomen: een deel geconcentreerd, een deel uitgespreid over een langere periode — net als het onbetaalde ouderschapsverlof, dat ook geregeld wordt aangevraagd.
Voor de salarisverwerking geldt: zodra de plannen van een medewerker bekend zijn, worden ze direct bevestigd en verwerkt. Werkstromen in Buddee én bij de arbodienst nemen Paula het overzicht uit handen door haar op de juiste momenten automatisch te herinneren wat er moet gebeuren. Haar advies aan andere HR-managers: richt je werkstromen zo in dat ze voor je gaan werken, in plaats van dat je zelf een Excel-lijstje, notitieboekje of losse reminders moet bijhouden.
Het effect: doordat medewerkers zoveel aandacht en ondersteuning krijgen tijdens hun verlof, hoeft Paula ze nauwelijks nog achteraf te herinneren aan iets — de rust en duidelijkheid die het proces nu biedt, voelt voor hen als goede support in plaats van gedoe.
Tip voor mede-ondernemers
‘Zorg dat je eerst inzicht creëert — voor jezelf, maar vooral voor je medewerkers. Zodra dat er is, verdwijnen de meeste vragen en fouten vanzelf.’
‘Je hoeft het niet allemaal in één keer op te lossen. Bouw het gefaseerd op — dat kan ook niet anders als je HR in je eentje doet.’