Wie zijn jullie?

MyLife is een snelgroeiende sportschool- en fitnessketen in het hogere segment, met inmiddels twaalf vestigingen en 600+ medewerkers door heel Nederland. De clubs bieden uitgebreide begeleiding, personal training, sauna's, kinderopvang en groepslessen, en zijn daarmee qua complexiteit een stuk groter dan een doorsnee sportschool.

Yvonne van de Wetering groeide vanuit een financiële rol door naar HR Manager. Ze bouwde de HR-functie op terwijl de keten razendsnel uitbreidde. Zonder klassieke HR-achtergrond, maar met veel praktijkervaring en gezond verstand.

Waarom hebben jullie voor Buddee gekozen?

Toen MyLife begon te groeien, draaide de organisatie op losse Excel-bestanden. Roosters werden zes keer per maand opnieuw gemaild, urenregistraties kwamen versnipperd binnen en de salarisadministratie liep structureel achter de feiten aan. De pz-kosten van een vestiging konden soms twee maanden na dato pas worden gezien.

Yvonne zocht een oplossing die HR, roostering én salarisadministratie in één geheel zou brengen — maar niet de complexiteit en het prijskaartje van systemen die voor grote corporates gebouwd zijn. Na een uitgebreide zoektocht bleef Buddee over, mede omdat Buddee de bereidheid uitsprak om echt mee te denken en aan te passen waar nodig.

Bij welke processen ondersteunt Buddee jullie?

MyLife startte met de salarisadministratie en breidde van daaruit uit naar HR-dossiers in combinatie met roostering via ShiftBase, dat naadloos aansluit op Buddee. Vandaag loopt het proces als één geheel: van indiensttreding en contractondertekening, via roosterplanning en urenregistratie, naar automatische doorstroom naar de salarisadministratie.

Nabetalingen behoren vrijwel tot het verleden. Er is voortaan maar één rooster in omloop, waardoor verwarring over het rooster niet meer ontstaat. En de maandelijkse chaos van het verzamelen van urenregistraties en mutaties is teruggebracht tot één gestroomlijnd proces.

Daarnaast gebruiken de vestigingsmanagers de werkstromen in Buddee voor kwaliteitscontrole. Yvonne ontvangt meldingen wanneer zaken worden gewijzigd, zodat ze geleidelijk taken kan overdragen terwijl ze de controle behoudt. Pas wanneer ze ziet dat het goed gaat, laat ze los.

Tip voor mede-ondernemers

'Zorg dat de mensen op de vloer begrijpen wat het ze oplevert. Niet wat het systeem kan, maar wat het voor hún werkdag betekent. De manager die vroeger naast Buddee nog met Excel werkte en nu zegt "waarom hebben we dit niet eerder gedaan?". Dát was bij ons het moment waarop het echt begon te lopen.'

'Begin met de pijn die het hardst voelbaar is: de fouten, het paniekvoetbal, het gevoel dat je de controle niet hebt. Los dat op. De rest bouw je van daaruit.'