Wie zijn jullie?

Senzora is een koninklijk familiebedrijf uit Deventer met een geschiedenis van 150 jaar. Het bedrijf ontwikkelt en produceert was- en schoonmaakmiddelen, vaak als huismerk voor andere bedrijven, met een groeiende focus op duurzaamheid en milieuvriendelijke productie.

Simone Draaijer is de eerste echte HR-professional in de geschiedenis van het bedrijf. Ze werkt er inmiddels twee jaar en bouwde de volledige HR-functie op vanaf een nulpunt in een organisatie waar papieren dossiers, losse Excel-bestanden en Word-documenten de standaard waren. Met alle gevolgen vandien.

Waarom hebben jullie voor Buddee gekozen?

Toen Simone binnenkwam, was de realiteit confronterend: hangmappen met personeelsdossiers, een accountantskantoor dat elke maand werd overspoeld met Excel-bestanden en papieren, en geen enkel gestructureerd HR-proces. Contracten die verliepen werden soms pas na de vervaldatum ontdekt.

Simone zocht een systeem dat niet te groot en overweldigend was, maar wel alle noodzakelijke HR-processen voor het mkb goed regelt. Alles-in-één met HR en salaris was de harde eis. Na vergelijking van meerdere opties kwam ze uit bij Buddee en het goede gevoel werd na de overstap bevestigd.

Bij welke processen ondersteunt Buddee jullie?

Senzora startte met personeelsdossiers en verlofregistratie, en breidde van daaruit stap voor stap uit. Daarna werd ook de salarisadministratie overgezet naar Buddee.

Vandaag zijn vrijwel alle HR-processen ingericht via werkstromen: herinneringen voor einde proeftijd en contractverlengingen, beoordelingscycli met automatisch klaargezette formulieren voor leidinggevenden, en een uitgebreide offboarding-flow. Al dertig dagen voor iemand vertrekt, worden praktische taken afgevuurd. In de laatste veertien dagen krijgt de manager automatisch een reminder om stil te staan bij het afscheid, inclusief een attentie voor de medewerker.

Leidinggevenden die minder digitaal vaardig zijn werken er inmiddels gewoon mee, mede doordat Simone hyperlinks in de werkstroommails heeft gezet die hen rechtstreeks naar het juiste formulier in Buddee brengen. Daarnaast worden rapportages vanuit Buddee direct ingelezen door finance en verwerkt in een Power BI-dashboard.

Simone werkt als enige HR’er binnen Senzora. De manier waarop ze de automatiseringen voor Senzora gebouwd heeft geeft haar — en alle teammanagers — de rust om niets te vergeten, zonder dat ze er actief over hoeft na te denken.

Tip voor mede-ondernemers

‘Teken je processen eerst uit buiten Buddee. Ga samen met de mensen die ermee werken zitten: wat doe jij, wat doe ik, en hoe ziet dat eruit als werkstroom? Met pijltjes op papier, als dat moet.’

‘Pas als je dat helder hebt, ga je het inrichten. En begin klein. Je hoeft het niet in één keer perfect te hebben. Al doende ontdek je wat wél en niet een mailtje waard is, en naar wie iets moet gaan. Een werkstroom is flexibel genoeg om mee te groeien met wat je leert.’