Hoe werkt contractbeheer?

Het opstellen en invullen van een contract is slecht het begin. Na het vaststellen van een contract is het namelijk ook van belang om te allen tijde inzicht te hebben in de lopende contracten, de contractuele afspraken en de eventuele afloop termijnen. Het proces van het opzetten, invullen, actueel houden en beheren van alle contracten wordt contractbeheer genoemd. Contractbeheer zorgt ervoor dat de juiste informatie op het juiste tijdstip en op de juiste plaats beschikbaar is zodat het bedrijf voldoende inzicht heeft in lopende contracten en contractafspraken. Zo kan een bedrijf tijdig inspelen op contractuele veranderingen indien nodig. 

Contractbeheer valt onder contractmanagement. Het proces van het beheren, de realisering en het toezien op het naleven van contracten, wordt contractmanagement genoemd. Omdat beide begrippen veel op elkaar lijken, wordt het vaak door elkaar gehaald. Echter, contractmanagement kun je het beste zien als het overkoepelende karakter waar contractbeheer een belangrijk onderdeel van is. Zonder goed contractbeheer, kan contractmanagement niet effectief uitgevoerd worden. 

Digitaal contractbeheer 

Als werkgever zie je veel contracten komen en gaan. Als je net iemand aanneemt, moet je een arbeidsovereenkomst opstellen en afsluiten. Maar daar blijft het niet bij. Als je jouw werknemers een auto en/of laptop van de zaak biedt, doe je er goed aan om ook hier een gebruikersovereenkomst voor op te stellen.

Alle afgesloten contracten van jouw werknemers moet je opnemen in hun personeelsdossier. Eertijds werden personeelsdossiers, maar ook losse contracten, voornamelijk schriftelijk in fysieke opbergkasten bewaard. Vandaag de dag wordt dit proces steeds meer gedigitaliseerd door bedrijven. 

Met een goed HR-platform kan jij als werkgever alle documenten en contracten archiveren in één digitale omgeving waardoor je altijd en overal inzicht hierin hebt. Door middel van automatische taken en reminders word je op de hoogte gebracht van contractuele afspraken, opzegtermijnen en/of vervaltermijnen. Zo kun je hier als werkgever tijdig naar handelen.