Hoelang moet ik loonstaten en loonstroken bewaren? En hoe zit het ook alweer met het bewaartermijn van personeelsdossiers? Als het gaan om administratie, moet een bedrijf aan diverse soorten bewaarplichten en bewaartermijnen voldoen. We hebben wel eens eerder gesproken over bewaarplichten van diverse soorten administratie. Dit is terug te vinden in meerdere kennisbanken. Toch leek het ons handig om het eens allemaal overzichtelijk in één artikel neer te zetten. Als je het dan allemaal even niet meer weet, kun je nog altijd hier terecht.
Bewaarplicht personeelsdossier
Alle belangrijke gegevens over jouw werknemer, leg je vast in een personeelsdossier. De gegevens en documenten in het personeelsdossier zijn te verdelen in vijf hoofdgroepen. Van persoonlijke naw-gegevens en arbeidscontracten tot aan het functioneren en andere bijzonderheden. Het is geen probleem om het personeelsdossier van tijd tot tijd op te schonen. Maar zodra een werknemer uit dienst treedt, komen er regels voor vernietiging van het personeelsdossier om de hoek kijken.
Omdat er diverse soorten documenten in het personeelsdossier zitten, valt er niet één bewaartermijn te hangen aan het gehele personeelsdossier. Elk document kent namelijk haar eigen bewaartermijn. Zo dien je sommige documenten al na vier weken te vernietigen, terwijl andere documenten weer zeven jaar bewaard moeten worden. Er zijn een aantal noemenswaardige data voor de bewaartermijnen van documenten in het personeelsdossier.
Een jaar na dienstverband
Alle documenten die te maken hebben met de sollicitatie van een werknemer, dienen binnen een jaar na het dienstverband te worden vernietigd. Dit zijn documenten als:
- Het CV en motivatiebrief
- Referenties
- Verklaring omtrent gedrag (VOG)
- Psychologisch onderzoek
- Getuigschriften
Twee jaar na dienstverband
De meeste gegevens in het personeelsdossier moeten uiterlijk twee jaar na beëindiging van het dienstverband worden vernietigd. De documenten en gegevens die maximaal 2 jaar bewaard mogen worden, zijn:
- Arbeidsovereenkomsten
- Verslagleggingen in het kader van de Wet verbetering Poortwachter
- VUT-regeling
- Afspraken over het lidmaatschap van de ondernemingsraad
Verslagen van functioneringsgesprekken en correspondentie over benoemingen, promotie, demotie en ontslag moeten minimaal 2 jaar bewaard worden.
Vijf jaar na dienstverband
Voor loonbelastingverklaringen, kopie van het ID en gegevens over etniciteit en herkomst geldt een bewaarplicht van minimaal vijf jaar.
Zeven jaar na dienstverband
Sommige onderdelen van de bedrijfsadministratie worden beschouwd als 'basisgegevens' voor de Belastingdienst. Deze gegevens zijn van fiscaal belang. Voor alle gegevens die van fiscaal belang zijn, geldt een bewaartermijn van minimaal zeven jaar. Dit zijn onder meer de volgende gegevens:
- Aanvullende arbeidsvoorwaarden
- Persoonsgegevens van werknemers (NAW)
- Burgerlijke staat van werknemers
- Salaris- en loonadministratie
- Afstandsverklaring woon-werkverkeer
Bewaarplicht financiële gegevens binnen bedrijfsadministratie
Alle gegevens over en van je bedrijf horen bij je bedrijfsadministratie. Veel van deze administratie betreft financiële gegevens en deze gegevens zijn van fiscaal belang. Voor documenten die van fiscaal belang zijn, geldt er een bewaartermijn van minimaal zeven jaar. Dit geldt dus ook voor alle documenten binnen de salaris- en loonadministratie. Denk aan document zoals loonstroken, loonstaten en jaaropgaven.
Naast de salaris- en loonadministratie, vindt de Belastingdienst dat ook de volgende 'basisgegevens' minimaal zeven jaar bewaard moeten worden:
- grootboekrekening
- debiteuren- en crediteurenadministratie
- voorraadadministratie
- in- en verkoopadministratie
Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet je minstens tien jaar bewaren.
Let op! Als je op een gegeven moment stopt met je bedrijf, verder gaat op een andere bedrijfsvorm of als je verandert van administrateur, ben je alsnog verplicht je te houden aan de gestelde bewaartermijnen.
Twijfel je nu toch nog over de bewaartermijn van een document, wil je gegevens korter bewaren en/of wil je afspraken maken over de bewaarplaats van de administratie? Dan kun je een afspraak maken met de Belastingdienst.
