Thuiswerken is inmiddels niets nieuws meer voor werkgevers en werknemers. Door de corona crisis en de daaropvolgende lockdowns werden de fysieke kantoren massaal ingeruild voor thuiskantoren. En hoewel de lockdowns opgeheven zijn en het versoepelde thuiswerkadvies ingevoerd is, betekent dit niet per direct dat we ook weer volledig op kantoor gaan werken. Het ziet er juist naar uit dat het thuiswerken steeds meer als normaal zal worden beschouwd. Zo is voor veel werknemers en werkgever de ideale oplossing dat er een afwisseling is tussen het werken op kantoor of een andere fysieke werkplek en thuis (hybride werken). Slechts een op de tien werknemers wilt weer helemaal terug naar kantoor, blijkt uit onderzoek van de FNV. Alle reden dus om eens stil te staan bij je rechten en plichten als werkgever.
Zorgen voor een veilige en goede werkplek
Als werkgever heb jij een zorgplicht. Je moet te allen tijde zorgen voor een goede en veilige werkplek voor jouw werknemers, ook als zij thuiswerken. Voor de inrichting van de thuiswerkplek geldt dat deze aan de persoonlijke eigenschappen van de werknemer is aangepast. Als een van je werknemers geen goed ingerichte thuiswerkplek heeft, kun je dit samen bespreken. Het is belangrijk om bij de inrichting van de werkplek rekening te houden met de positie van het beeldscherm, de afstemming van de stoel- en tafelhoogte, de plaatsing van de muis en verlichting. Tevens is er bij een laptop ook een extra toetsenbord, een muis en eventueel een extra scherm nodig.
Voor de thuiswerkplek geldt ook dezelfde verplichtingen die gelden voor een beeldschermwerkplek op kantoor. Dit houdt in dat het werken achter een beeldscherm moet kunnen worden afgewisseld door andere werkzaamheden of genoeg rusttijd.
Risico-Inventarisatie & -Evaluatie
Met de Risico-Inventarisatie & -Evaluatie licht je jouw werknemers in over diverse risico's en maatregelen om die risico's te minimaliseren met als doel gezond en veilig werken de standaard te maken. In veel sectorspecifieke RI&E's is er ook een speciale module voor Covid opgenomen. Het is ook verplicht om ook de risico's van het thuiswerken op te nemen en een plan van aanpak. In dit beleid moet informatie naar voren komen over onder andere de werkplek en psychosociale arbeidsbelasting (bijvoorbeeld: werkdruk).
Mag ik de thuiswerkplek en de productiviteit van mijn werknemers controleren?
Omdat je als werkgever een zorgplicht hebt, moet je wel kunnen weten of de thuiswerkplek van je werknemer verantwoord is. Daarom moet jouw werknemer wel een vorm van controle toestaan. Je kunt als werkgever bijvoorbeeld een preventiemedewerkers of een andere arbo deskundige inschakelen die jouw werknemers een vragenlijst laten invullen over de arbeidsomstandigheden. Fysiek langskomen mag enkel als er echt geen andere middelen ter controle zijn.
Wat betreft het bijhouden en controleren van de productiviteit; dit is uiterst verboden. Dit is namelijk in strijd met de privacywetgeving. Alleen onder strikte voorwaarden, zoals bij een vermoeden van een strafbaar feit, is het controleren van werknemers toegestaan.
Hebben mijn werknemers recht op thuiswerkvergoeding?
Voor een aantal vergoedingen, voorzieningen en verstrekkingen bestaan gerichte vrijstellingen. Welke voorzieningen van je werknemers voor het thuiswerken belast worden en welke niet, moeten worden vastgesteld volgens de regels van de werkkostenregeling (WKR). Voor bepaalde thuiswerk voorzieningen is het noodzakelijkheidscriterium van toepassing. Als jij als werkgever iets als noodzakelijk beschouwt voor het kunnen uitvoeren van de arbeid, kan je deze onbelast vergoeden. Dit is van toepassing op mobiele communicatiemiddelen, internet abonnementen, gereedschap, computers en aanverwante apparatuur.
Voor andere kleinere kosten zoals internet, gas, water en licht is er in beginsel geen onbelaste vergoeding mogelijk. Omdat er op dit moment nog geen speciale regeling is waarmee je als werkgever een belastingvrije thuiswerkvergoeding kunt geven, kun je dit echter wel onbelast vergoeden uit de vrije ruimte van de werkkostenregeling. De vrije ruimte wordt berekend via een percentage van de totale loonsom. In 2021 is dit 3% over de eerste €400.000 van de loonsom en 1,18% over het meerdere.
Hoewel er dus op dit moment nog geen specifieke regelingen zijn omtrent een thuiswerkvergoeding, is de onbelaste thuiswerkvergoeding een van de nieuwe maatregelen die zal worden behandeld in het kader van het Belastingplan 2022.
Update 31 december 2021: vanaf 1 januari 2022 is het mogelijk een onbelaste thuiswerkvergoeding te geven aan je werknemers. De vergoeding is maximaal €2 per thuis gewerkte dag of dagdeel.
Hebben mijn werknemers nog recht op reiskostenvergoeding?
Hebben jouw werknemers een vaste reiskostenvergoeding, die vóór 13 maart 2020 is toegekend maar werken zij als gevolg van het coronavirus (volledig) thuis? Dan hoef je de vaste vergoeding niet aan te passen. De bestaande vaste reiskostenvergoeding kunnen tot in ieder geval 1 oktober 2021 onbelast worden vergoed. Er is op dit moment namelijk een overgangsrecht van toepassing. Dit overgangsrecht houdt in dat een vaste reiskostenvergoeding en eventuele uitruil hiervan mogelijk is. Het overgangsrecht vervalt echter vanaf 1 oktober 2021. Vanaf dat moment mogen thuiswerkdagen niet meer aangemerkt worden als reisdagen en tellen enkel de daadwerkelijke reisdagen mee.
Je kunt de vaste onbelaste reiskostenvergoeding aan je werknemer doorbetalen in de periode van oktober 2021 tot en met december 2021 mits je werknemer 214 dagen werkt per kalenderjaar en voldoet aan het 128-dagencriterium. Voor jou als werkgever heeft deze verschuiving van reiskostenvergoeding het gevolg dat je reispatroon van je werknemers weer opnieuw in kaart moet brengen.
