Door Corona zijn veel bedrijven overgegaan tot thuiswerken. Maar vanuit huis kan je niet om een handtekening van een collega vragen. Dit kan op een eenvoudige manier worden opgelost, namelijk door het zetten van een digitale handtekening.
Voor het plaatsen van een digitale handtekening zijn diverse softwareapplicaties op de markt gebracht die het jou mogelijk maken om documenten elektronisch te ondertekenen. Op deze manier heb je geen fysieke handtekening nodig. Naast dit bieden de tools vaak ook andere functies zoals document verificatie, beveiliging en bewaring van documenten en het automatiseren van handtekening processen.
Een online handtekeningen tool wordt vaak ook wel een oplossing voor elektronische handtekeningen, een platform voor elektronische handtekeningen of software voor elektronische handtekeningen genoemd. Deze applicaties maken het makkelijker voor jou als ondertekenaar om binnen dit ondertekening proces een Pdf-bestand, Word document of andere documenten digitaal te ondertekenen met behulp van je mobiel, tablet of computer.
Digitale handtekening software is een digitale oplossing waarmee professionals, partners en klanten een afbeelding van hun handtekening op een document zetten, digitaal vastleggen en toevoegen. Deze software kan in het meest ideale geval onmiddellijk de identiteit en authenticiteit van de ondertekenaar verifiëren, een watermerk aanbrengen, een certificaat van voltooiing verstrekken en aan alle partijen laten weten dat de handtekening is gezet. Deze digitale handtekening-oplossingen kunnen worden gebruikt door professionals in veel sectoren zoals HR-personeel, juristen, rechtshandhavers, bankpersoneel enz. Denk daarbij aan documenten zoals facturen en contracten.
Welke verschillende digitale handtekening tools zijn er?
Tegenwoordig worden digitale handtekeningen steeds meer gebruikt en is het niet meer noodzakelijk om fysieke handtekeningen te verzamelen. Deze toename is mede te danken aan alle digitale handtekening tools die beschikbaar zijn gemaakt op de markt. Deze digitale tools bieden een snelle en efficiënte manier om documenten te ondertekenen en te verifiëren, zonder dat het nodig is om gebruik te maken van papieren documenten of fysieke handtekeningen.
Er zijn al veel verschillende digitale handtekening tools beschikbaar op de markt, elk met eigen unieke functies en mogelijkheden. Een aantal van de meest populaire digitale handtekening tools op de markt zijn:
- Evidos
- CM.com
- Adobe Sign
- DocuSign
- Hellosign
- eSign Genie
- SignNow
- PandaDoc
- SignRequest
- Ondertekenen.nl
Hoe kies je de beste digitale handtekening tool?
Het is belangrijk bij het kiezen van de beste digitale handtekening tool om rekening te houden met verschillende factoren. Een aantal van de factoren om rekening mee te houden zijn:
Functies
Het is als eerste belangrijk om te bepalen wat het uiteindelijke doel is van de digitale tool. Bepaal bijvoorbeeld of je documenten snel en eenvoudig wil ondertekenen en verifiëren, of juist een meer geavanceerde functie zoals het automatiseren en beveiligen van de documenten.
Gebruiksvriendelijkheid
Zorg ervoor dat je een digitale tool uitzoekt die voor jou eenvoudig te gebruiken is, zodat het je uiteindelijk ook echt tijd en moeite bespaard bij het verzamelen van alle handtekeningen. Voor iedereen ziet gebruiksvriendelijkheid er anders uit, dus zorg ervoor dat de tool ook echt voor jou gebruiksvriendelijk is.
Beveiliging
Een van de belangrijkste factoren om rekening mee te houden is de beveiliging van je gegevens. Zorg ervoor dat de tool die je kiest ook beveiligingsfuncties biedt, zoals het beveiligd verzenden van documenten en automatische verificatie van handtekeningen.
Integratie
Als je een online tool kiest, let er dan op dat de tool kan integreren met je bestaande software en systemen. Deze softwaresystemen zijn bijvoorbeeld HR-systemen, CRM en projectmanagement tools.
Kosten
Misschien een voor de hand liggende factor, maar zorg ervoor dat je van tevoren een budget vaststelt en dat de gekozen tool hierbinnen valt. Sommige tools zijn gratis en andere kunnen betaalde abonnementen bevatten. Welke je moet kiezen is afhankelijk van je budget en de functies die de tool aanbiedt.
Klantenservice
Ook is het belangrijk om te kiezen voor een tool die over een goede klantenservice beschikt, waaronder telefonische ondersteuning en online hulpbronnen zoals een chat functie.
Proefperiode
De meeste digitale handtekening tools bieden een gratis proefperiode aan om hun tool te leren kennen. Maak hier zeker gebruik van om een aantal verschillende tools uit te testen. Op deze manier weet je 100% zeker dat je uiteindelijk met de beste digitale handtekening tool eindigt voor jou.
Waarom een digitale handtekening tool gebruiken?
Het voordeel van het gebruik van digitale handtekening software is het versnellen van de workflow. Door de real-time statusmelding word je op de hoogte gebracht van vertragingen of andere complicaties waardoor je eventuele problemen snel en effectief kan oplossen. Het gebruik van tools met watermerken en certificaten garanderen ook nog eens de geldigheid van je document. Kenmerkend voor deze software zijn de aanpasbare sjablonen en opties om je eigen branding te gebruiken. Ook is het gebruik van een digitale handtekening een stuk veiliger door de ingebouwde beveiliging, bespaard het kosten en kan het geïntegreerd worden met je al bestaande digitale tools.
Kort samengevat, het gebruik van een digitale handtekening tool biedt je een efficiëntere, veiliger en kosteneffectieve manier om documenten te ondertekenen en verifiëren. Zeker als je dit geïntegreerd hebt met je andere software tools, waardoor de processen nog gestroomlijnd worden. Wil je meer informatie over deze tool, neem dan gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek!
