De verschillen tussen digitale handtekening tools

Door Corona zijn veel bedrijven overgegaan tot thuiswerken. Maar vanuit huis kan je niet om een handtekening van een collega vragen. Dit kan op een eenvoudige manier worden opgelost, namelijk door het zetten van een digitale handtekening

Voor het plaatsen van een digitale handtekening zijn diverse softwareapplicaties op de markt gebracht die het jou mogelijk maken om documenten elektronisch te ondertekenen. Op deze manier heb je geen fysieke handtekening nodig. Naast dit bieden de tools vaak ook andere functies zoals document verificatie, beveiliging en bewaring van documenten en het automatiseren van handtekening processen. 

Een online handtekeningen tool wordt vaak ook wel een oplossing voor elektronische handtekeningen, een platform voor elektronische handtekeningen of software voor elektronische handtekeningen genoemd. Deze applicaties maken het makkelijker voor jou als ondertekenaar om binnen dit ondertekening proces een Pdf-bestand, Word document of andere documenten digitaal te ondertekenen met behulp van je mobiel, tablet of computer. 

Digitale handtekening software is een digitale oplossing waarmee professionals, partners en klanten een afbeelding van hun handtekening op een document zetten, digitaal vastleggen en toevoegen. Deze software kan in het meest ideale geval onmiddellijk de identiteit en authenticiteit van de ondertekenaar verifiëren, een watermerk aanbrengen, een certificaat van voltooiing verstrekken en aan alle partijen laten weten dat de handtekening is gezet. Deze digitale handtekening-oplossingen kunnen worden gebruikt door professionals in veel sectoren zoals HR-personeel, juristen, rechtshandhavers, bankpersoneel enz. Denk daarbij aan documenten zoals facturen en contracten. 

Welke verschillende digitale handtekening tools zijn er? 

Tegenwoordig worden digitale handtekeningen steeds meer gebruikt en is het niet meer noodzakelijk om fysieke handtekeningen te verzamelen. Deze toename is mede te danken aan alle digitale handtekening tools die beschikbaar zijn gemaakt op de markt. Deze digitale tools bieden een snelle en efficiënte manier om documenten te ondertekenen en te verifiëren, zonder dat het nodig is om gebruik te maken van papieren documenten of fysieke handtekeningen. 

Er zijn al veel verschillende digitale handtekening tools beschikbaar op de markt, elk met eigen unieke functies en mogelijkheden. Een aantal van de meest populaire digitale handtekening tools op de markt zijn: 

  • Evidos
  • CM.com
  • Adobe Sign
  • DocuSign
  • Hellosign
  • eSign Genie
  • SignNow
  • PandaDoc
  • SignRequest
  • Ondertekenen.nl  

Hoe kies je de beste digitale handtekening tool?

Het is belangrijk bij het kiezen van de beste digitale handtekening tool om rekening te houden met verschillende factoren. Een aantal van de factoren om rekening mee te houden zijn:  

Functies 

Het is als eerste belangrijk om te bepalen wat het uiteindelijke doel is van de digitale tool. Bepaal bijvoorbeeld of je documenten snel en eenvoudig wil ondertekenen en verifiëren, of juist een meer geavanceerde functie zoals het automatiseren en beveiligen van de documenten. 

Gebruiksvriendelijkheid 

Zorg ervoor dat je een digitale tool uitzoekt die voor jou eenvoudig te gebruiken is, zodat het je uiteindelijk ook echt tijd en moeite bespaard bij het verzamelen van alle handtekeningen. Voor iedereen ziet gebruiksvriendelijkheid er anders uit, dus zorg ervoor dat de tool ook echt voor jou gebruiksvriendelijk is. 

Beveiliging 

Een van de belangrijkste factoren om rekening mee te houden is de beveiliging van je gegevens. Zorg ervoor dat de tool die je kiest ook beveiligingsfuncties biedt, zoals het beveiligd verzenden van documenten en automatische verificatie van handtekeningen. 

Integratie 

Als je een online tool kiest, let er dan op dat de tool kan integreren met je bestaande software en systemen. Deze softwaresystemen zijn bijvoorbeeld HR-systemen, CRM en projectmanagement tools. 

Kosten 

Misschien een voor de hand liggende factor, maar zorg ervoor dat je van tevoren een budget vaststelt en dat de gekozen tool hierbinnen valt. Sommige tools zijn gratis en andere kunnen betaalde abonnementen bevatten. Welke je moet kiezen is afhankelijk van je budget en de functies die de tool aanbiedt. 

Klantenservice 

Ook is het belangrijk om te kiezen voor een tool die over een goede klantenservice beschikt, waaronder telefonische ondersteuning en online hulpbronnen zoals een chat functie. 

Proefperiode 

De meeste digitale handtekening tools bieden een gratis proefperiode aan om hun tool te leren kennen. Maak hier zeker gebruik van om een aantal verschillende tools uit te testen. Op deze manier weet je 100% zeker dat je uiteindelijk met de beste digitale handtekening tool eindigt voor jou. 

Waarom een digitale handtekening tool gebruiken?

Het voordeel van het gebruik van digitale handtekening software is het versnellen van de workflow. Door de real-time statusmelding word je op de hoogte gebracht van vertragingen of andere complicaties waardoor je eventuele problemen snel en effectief kan oplossen. Het gebruik van tools met watermerken en certificaten garanderen ook nog eens de geldigheid van je document. Kenmerkend voor deze software zijn de aanpasbare sjablonen en opties om je eigen branding te gebruiken. Ook is het gebruik van een digitale handtekening een stuk veiliger door de ingebouwde beveiliging, bespaard het kosten en kan het geïntegreerd worden met je al bestaande digitale tools. 

Kort samengevat, het gebruik van een digitale handtekening tool biedt je een efficiëntere, veiliger en kosteneffectieve manier om documenten te ondertekenen en verifiëren. Zeker als je dit geïntegreerd hebt met je andere software tools, waardoor de processen nog gestroomlijnd worden. Wil je meer informatie over deze tool, neem dan gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek!

Waarom kiezen voor Buddee?

Buddee is de enige betaalbare en eenvoudige oplossing voor het Nederlandse mkb die je volledige HR en salarisadministratie automatiseert.

Eenvoudig

Met onze eenvoudige Plug & Play HR software ben je zo onderweg! Zonder dure implementatie.

Compleet

Volledige automatisering van HR en salarisadministratie! Ook als je meerdere bedrijven beheert binnen één groep.

Persoonlijk

Vanuit de basis ingericht naar Nederlandse wet- en regelgeving met uitstekende service.

Betaalbaar

HR software & Salarisadministratie uitbesteedt voor een voordelige prijs.

Dit zeggen onze klanten

Ontdek hoe Buddee meer dan 600 bedrijven helpt bij het verbeteren van hun HR-processen en salarisadministratie.

Lees alle klantverhalen

Ontdek wat Buddee kan doen voor jouw organisatie

Wij leggen je graag vrijblijvend uit wat onze software en diensten jou te bieden hebben.

Dit is wat je van ons kan verwachten:

Een persoonlijke tour door ons product
Passend advies gebaseerd op jouw situatie
Antwoorden op al jouw vragen

Integreer met onze partners

Bespaar tijd door Buddee te koppelen met je bestaande applicaties of bouw je eigen integraties via onze API.

Veelgestelde vragen

Bekijk hier onze meest gestelde vragen. Als je meer hulp nodig hebt, staan we klaar om je te helpen.

Voor wie is Buddee?

Buddee is ontwikkeld voor Nederlandse mkb-bedrijven die een oplossing zoeken voor hun gehele personeels- en salarisadministratie.

Ook werken wij met of voor boekhouders en hr-consultants die de salarisadministratie van hun klanten aan ons uitbesteden omdat zij zelf geen specialisten in dienst hebben.

Kan ik een vrijblijvende demo krijgen?

Uiteraard! Via deze link kan je een online demonstratie inplannen. We laten dan graag zien hoe we je personeels- en salarisadministratie kunnen vereenvoudigen.

Zijn er opstartkosten voor Buddee?

Nee! Wij zijn er van overtuigd dat Buddee zo eenvoudig is om in te richten en te gebruiken dat we je kosteloos helpen je Buddee account voor alle HR-zaken in te richten.

Mocht je ook je volledige salarisadministratie aan Buddee uitbesteden dan kunnen, voor het overnemen van het dossier van je huidige administrateur, opstartkosten van toepassing zijn. Neem hiervoor contact met ons op!

Koppelen jullie ook met andere software?

Jazeker!

Wij koppelen onder andere met Nmbrs, de nr. 1 salarisadministratie-software in Nederland. Mocht je de salarisadministratie aan Buddee uitbesteden dan verwerken we deze zelf ook in deze ISAE 3402 Type II gecertificeerde software aan de achterkant. Nmbrs koppelt op haar beurt weer met alle gebruikelijke boekhoudpakketten voor onder andere je loonjournaalposten.

Wij integreren ook met planningstools zoals Shiftbase. Op onze integratie-pagina zie je welke koppelingen we momenteel hebben.

Hoe gaat Buddee om met (data)veiligheid en AVG / GDPR?

Personeelsgegevens zijn gevoelige data en daarom doen wij er alles aan om al jouw data AVG-conform te beveiligen. Met 2FA, rechtenbeheer, Europese servers (AWS) en gebruik van ISAE 3402 Type II gecertificeerde salarisadministratie-software van NMBRS, staat veiligheid bij ons voorop.

Welke functionaliteiten heeft Buddee?

Buddee is een alles-in-één HR-platform gericht op het Nederlandse mkb. We voorzien in alle belangrijke functies die je als ondernemer nodig hebt om al je volledige personeelsadministratie eenvoudig te regelen.

Bekijk alle mogelijkheden →

Kan ik Buddee gratis uitproberen?

Uiteraard! Je kan de HR-software van Buddee 14 dagen kosteloos uitproberen.

Kan ik ook zelf loonstroken maken?

Nee. Bij Buddee zijn wij van mening dat salarisadministratie in de meeste gevallen te complex is om zelf te doen als je geen specialist bent. Onze experts zijn salarisadministrateur van beroep, volgen de wet- en regelgeving op de voet en helpen je met vraagstukken indien nodig. Uiteraard zijn alle mutaties te exporteren om in te laden in de gangbare salarisadministratietools.

Kan ik verschillende rechten toewijzen aan mijn medewerkers en externe adviseurs?

Buddee voorziet in flexibele en uitgebreide instellingen van rollen & rechten voor verschillende type gebruikers zoals medewerkers, managers, HR-managers, externe (salaris) administrateurs etc.

Wij helpen je indien gewenst graag kosteloos deze rechten in te richten.