Gezien het feit dat we leven in een digitaal tijdperk, is het niet heel gek dat steeds meer bedrijven overstappen van traditionele HR tools naar e-HRM. E-HRM is de afkorting van Electronic Human Resources Management en houdt simpel gezegd in dat het HRM-systeem van je bedrijf online – in de cloud – geïnstalleerd is. Je personeelszaken worden dus ondersteunt door internettechnologie. Door gebruik te maken van zo een online HR software, kunnen HR-managers tijdrovende zaken als administratie achter zich laten. Zo kunnen je HR manager zich meer focussen op bijvoorbeeld talent management, personeelsplanning en andere strategische HR-taken.
Ben je aan het kijken naar de mogelijkheden voor een HR Software maar weet je niet helemaal zeker of het iets voor jouw bedrijf is? Tijd om de voordelen even op een rijtje te zetten.
1. Alle data op één plek
Voorheen was het nog de standaard dat personeelsdossiers en contracten op papier, in diverse mappen, werden bewaard in fysieke opbergkasten. Door de komst van HR softwares is deze manier van bewaren inmiddels verleden tijd.
Het gebruiken van een HR software zorgt ervoor dat je één geïntegreerd systeem gebruikt dat werkt in de Cloud. Alle belangrijke gegevens en documenten heb je dan binnen één digitale omgeving. Zo behoud je altijd en overal inzicht, kun je eenvoudiger en sneller beslissingen maken en hoef je nooit meer bang te zijn belangrijke documenten kwijt te raken!
2. Tijd besparing
Als je geen gebruik maakt van een HR software, heb je binnen je bedrijf waarschijnlijk te maken met veel handmatige administratieve handelingen. Denk bijvoorbeeld aan het bijhouden van de verlof balansen, verzuimpercentages en de fysieke personeelsdossiers. Een HR software ondersteunt je echter hierin door de HR processen van de in- uit- en doorstroom van je medewerkers te automatiseren. Hierdoor worden de HR processen verbeterd een eenvoudiger, waardoor het jou en je HR-managers tijd bespaart. Zo kunnen je HR-managers zich meer gaan richten op niet-operationele zaken.
Naast het feit dat deze handelingen extra veel tijd kosten, zijn ze ook nog eens foutgevoelig. Één keer een typefoutje en er klopt niets meer van je administratie. Door de automatisering van je HR processen, kunnen deze fouten voorkomen worden.
3. Employee Self Service
Dankzij moderne HR softwares hebben medewerkers altijd en overal toegang tot hun eigen persoonsgegevens. Zo kunnen ze bijvoorbeeld te allen tijde hun eigen loonstroken, verlof balansen en ziekteverzuimgegevens inzien. Door e-HRM is het dus mogelijk je medewerkers meer te betrekken in bepaalde HR zaken. Medewerkers kunnen binnen de HR software zelf hun gegevens inzien, toevoegen en wijzigen. Dit wordt ook wel Employee Self Service (ESS) genoemd.
Alle wijzigingen die je medewerkers doorvoeren, worden ook automatisch opgeslagen in de HR software. Er hoeft dus geen HR-manager meer ingeschakeld te worden voor het doorvoeren van de wijzigingen. Je HR-manager wordt dus als het ware ontlast. Employee Self Service zorgt er dus voor dat jouw HR-managers minder tijd spenderen aan administratieve zaken doordat je medewerkers meer betrokken worden.
4. Automatische reminders
Iedereen vergeet wel eens wat. Het is menselijk om soms dingen te vergeten. Het overkomt de beste. Maar af en toe kan het vergeten van iets, een cruciaal gevolg met zich mee brengen. En binnen je bedrijf wil je dat natuurlijk liever voorkomen.
Een modern HR software biedt de mogelijkheid om automatische reminders en notificaties aan te maken. Zo word je tijdig op de hoogte gesteld van bijvoorbeeld afloop termijnen of contractverlenging. En dankzij slimme workflows vergeet je nooit meer on- of offboarding taken. Standaard workflows staat al klaar, maar je kunt ook zelf workflows opbouwen.
Door het implementeren van een modern HR software hoef je je dus in ieder geval niet bang te zijn dat je iets vergeet.
