*Update: Vanaf 1 januari 2024 is de maximale kilometervergoeding voor eigen vervoer, openbaar vervoer of carpoolen verhoogd van €0,21 naar €0,23 per kilometer, zonder dat hier belasting over hoeft te worden betaald. Als een werkgever een hogere reiskostenvergoeding vergoedt, wordt het bedrag boven de €0,23 gezien als loon. Over het extra bedrag moet dan loonheffing worden ingehouden. Voor meer informatie over de wijzigingen bekijk dan het artikel Verhoging reiskostenvergoeding 2024 wetswijziging.
Rij jij in een auto van de zaak? Dan is het verplicht om kilometerregistratie of rittenregistratie bij te houden om het betalen van bijtelling te voorkomen. Het is belangrijk bij het bijhouden dat de kilometerregistratie voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Als je kilometerregistratie niet klopt of niet voldoet aan de eisen van de Belastingdienst, dan kan de kilometerregistratie niet worden gebruikt als bewijsmateriaal. Wanneer je in de auto van de zaak toch meer dan 500 privékilometers per jaar maakt, moet je bijtelling betalen. De bijtelling die je betaald zijn de fiscale kosten voor het privégebruik van een auto van de zaak en wordt berekend op basis van de cataloguswaarde van de auto.
Het is mogelijk om kosten van gemaakte kilometers gedeeltelijk terug te krijgen van de Belastingdienst wanneer je zakelijke kilometers rijdt in een privéauto. De kilometervergoeding is sinds 1 januari 2023 van €0,19 naar €0,21 per kilometer verhoogd.
Waar moet een kilometerregistratie aan voldoen?
Door een kilometerregistratie bij te houden in je administratie kan je bij de Belastingdienst en een werkgever aantonen dat je op jaarbasis niet meer dan 500 privékilometers heb gereden. Aan het bijhouden van een kilometerregistratie zitten een paar eisen verbonden die zijn opgesteld door de belastingdienst. De kilometerregistratie moet een aantal zaken vermelden zoals:
- Je automerk
- Het type auto
- Het kenteken van de auto
- De periode waar de auto in is gebruikt
- De ritgegevens
In de ritgegevens zijn een aantal punten die per rit vermeld moeten worden:
- De begin- en eindstand van de kilometerteller
- De datum van je rit
- Het adres van je vertrek- en aankomstlocatie. Een rit van en naar een klantafspraak wordt als twee aparte ritten gezien.
- De gemaakte route die is gemaakt als er een andere route is genomen dan de gebruikelijke route
- Onderscheid tussen een privérit of een zakelijke rit
- Als er tijdens een rit gebruik is gemaakt van zakelijke kilometers en privékilometers moeten de privé-omrijkilometers worden aangegeven
Wanneer er geen kilometerregistratie is bijgehouden of de bijgehouden registratie niet voldoet aan de gestelde eisen verreken je de bijtelling van de privégebruik auto met kosten van de auto van je onderneming. Het is ook mogelijk om niets te verrekenen als op een andere manier kan worden aangetoond dat je op jaarbasis niet meer dan 500 privékilometer hebt gereden.
Wanneer is een kilometerregistratie verplicht?
Het is niet altijd verplicht om een kilometerregistratie bij te houden, maar in een aantal gevallen ben je verplicht om een kilometerregistratie bij te houden om eventuele boetes te voorkomen. Deze gevallen zijn onder andere:
- Wanneer je de auto van de zaak ook gebruikt voor privéritten: wanneer een auto van de zaak hiervoor wordt gebruikt mag je tot 500 privékilometers rijden zonder bijtelling te betalen. De kilometerregistratie moet bijgehouden worden om aan te kunnen tonen dat er niet meer dan die 500 kilometer privé is gereden.
- Voor gebruik van bedrijfsvoertuigen: voor bedrijfsvoertuigen kan dit verplicht zijn voor verantwoording van het gebruik van deze voertuigen zoals voor verkoop of verhuur van voertuigen
- Voor fiscale doeleinden: dit kan worden verplicht om te bepalen wat de vergoeding wordt voor het gebruik van een privéauto voor zakelijke ritten.
- Voor kilometerheffing: het kan verplicht zijn voor vrachtwagen om een kilometerregistratie bij te houden voor de vergoeding die gevraagd wordt om bepaalde wegen te gebruiken.
Wanneer deze meldplicht wordt overtreden kan er een boete worden uitgedeeld aan de werknemer maar ook de werkgever. De hoogte van de boete wordt gebaseerd op het bedrag dat de Belasting nu is misgelopen en kan oplopen tot een maximum van €5278,-. Daarnaast kan het ook zijn dat andere kosten in rekening worden gebracht. Het is dus heel belangrijk dat privékilometers goed worden bijgehouden om elke rit aan de Belastingdienst te kunnen verantwoorden.
Kilometerregistratie bijhouden met Buddee
Om er zeker van te zijn dat de kilometerregistratie goed wordt bijgehouden is het mogelijk om gebruik te maken van een HR-platform waar de kilometerregistratie bij inbegrepen zit zoals Buddee. Hierin kan elke werknemer zijn of haar kilometers registreren en heb jij als werkgever in één keer een duidelijk overzicht van de kilometerregistratie en worden de kilometers gelijk omgezet naar een kilometervergoeding in de salarisadministratie.
