Als ondernemer met personeel, kom je geregeld de term 'vrije ruimte' tegen. Vrije ruimte is namelijk een begrip afkomstig uit de werkkostenregeling, die sinds 2015 verplicht is voor werkgevers. Over het algemeen geldt dat alles wat je als werkgever aan een werknemer vergoedt, telt als loon. Via de werkkostenregeling kun je als werkgever echter ook onbelaste vergoedingen geven aan je werknemers. Het gaat hierbij om vergoedingen die niet direct gelinkt zijn aan de werkzaamheden. Denk aan personeelsfeesten, kerstpakketten of fietsenplan.
De vrije ruimte
Je kunt als werkgever dus onbelaste vergoedingen geven aan je werknemers. Het totaalbedrag van de onbelaste vergoedingen moet echter wel onder de vrije ruimte blijven. De vrije ruimte bepaalt uiteindelijk welk bedrag je als werkgever onbelast kunt besteden aan de verschillende vergoedingen. De vrije ruimte wordt uitgedrukt in een percentage van de totale loonsom binnen je onderneming en kan per jaar verschillen. Naar aanleiding van de corona crisis, is de vrije ruimte in de jaren 2020 en 2021 extra verhoogd van 1,7% naar 3% tot en met een loonsom van €400.000. Over het restant boven die loonsom, bedraagt de vrije ruimte 1,18% in 2021. Als je de vrije ruimte overschrijdt, ben je verplicht een eindheffing van 80% over dit bedrag te betalen.
Het is niet mogelijk om de restante van de vrije ruimte mee te nemen naar het volgende jaar. Elk jaar begin je weer opnieuw.
Belangrijk om te weten: per 2022 wordt de vrije ruimte voor de eerste €400.000 van de loonsom weer teruggebracht naar 1,7%.
Gerichte vrijstellingen
Niet alle vergoedingen gaan ten koste van de vrije ruimte. Zo vallen onder meer reiskosten, abonnementen voor het openbaar vervoer, zakelijke overnachtingen en maaltijden bij overwerk onder de gerichte vrijstellingen. Tevens is een vergoeding dat gezien wordt als nihilwaardering ook vrijgesteld van belastingen. Onder deze categorie vallen voorzieningen op de daadwerkelijke werkplek die je als werkgever vergoed. Belangrijk hierbij is wel dat het om loon in natura gaat en niet om vergoedingen in geld. Denk aan vergoedingen voor de inrichting van de werkplek, bedrijfskleding en laptops en/of tablets. De belastingdienst heeft een overzicht beschikbaar gesteld van loon in natura waarvoor een nihilwaardering geldt.
Tot slot geldt voor bepaalde producten een noodzakelijkheidscriterium. Als de goederen écht nodig zijn voor het werk, kun je deze producten belastingvrij geven, ook al gebruiken werknemers deze producten (ook) privé. Denk hierbij aan gereedschap of een smartphone.
