Een loonstrook, ook bekend als salarisstrook, payslip of loonspecificatie, is een belangrijk document dat werknemers maandelijks ontvangen. De strook toont gedetailleerd hoe het salaris is berekend en welke inhoudingen en vergoedingen zijn toegepast. Het doel van de loonstrook is om werknemers inzicht te geven in hoe hun salaris is berekend en welke bedragen worden ingehouden voor belastingen, sociale premies en andere regelingen. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat loonstroken duidelijk en transparant zijn, zodat werknemers hun salaris goed kunnen begrijpen en eventuele vragen kunnen stellen als iets niet duidelijk is.
Welke gegevens staan er op een loonstrook?
Een typische loonstrook bevat de volgende gegevens:
- Bruto Salaris: Het totale bedrag dat de werknemers hebben verdiend voor aftrek van belastingen en inhoudingen. Dit bestaat uit het basisloon en eventuele extra inkomsten zoals bonussen, commissies en overuren.
- Wettelijke gegevens: De geldende wettelijke minimumloon en minimumvakantiebijslag voor de werknemers functie.
- Persoonlijke gegevens: De volledige naam, adres en burgerservicenummer (BSN) van de werknemers en ook de naam en het adres van de werkgever.
- Loonperiode: De specifieke periode waarover het salaris wordt berekend, bijvoorbeeld een maand of een week.
- Loonuren: Het aantal uren dat een werknemer per periode werkt.
- Inhoudingen: De bedragen die van het bruto salaris worden afgetrokken om belastingen, sociale premies, pensioenbijdragen en andere verplichte of optionele premies te betalen.
- Vergoedingen: Eventuele extra bedragen die aan het salaris worden toegevoegd, zoals reiskostenvergoeding, maaltijdcheques of andere secundaire arbeidsvoorwaarden.
- Netto salaris: Het bedrag dat overblijft na aftrek van alle inhoudingen van het bruto salaris. Dit is het bedrag dat de werknemer uiteindelijk op de bankrekening ontvangt.
- Cumulatieve totalen: Sommige loonstroken bevatten ook een cumulatief overzicht van het jaar tot nu toe. Hiermee kunnen werknemers hun totale verdiensten, inhoudingen en netto salaris vanaf het begin van het kalenderjaar zien.
- Type arbeidsovereenkomst: De aanduiding of de werknemer een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd heeft of de vermelding of er sprake is van een oproepovereenkomst of niet.
Hoe maak je een loonstrook?
Het maken van een loonstrook kan op twee verschillende manieren: handmatig of wat de meeste bedrijven tegenwoordig gebruiken, loonadministratie software. Er zijn verschillende stappen voor het maken van een loonstrook:
- Verzamel alle relevante gegevens van de werknemer, zoals de volledige naam, adres, burgerservicenummer (BSN), bankgegevens, contractuele afspraken, salarisinformatie, inhoudingen en vergoedingen.
- Op basis van de salarisinformatie van de werknemer, bereken je het bruto salaris. Het bruto salaris omvat het basisloon en eventuele extra inkomsten die in de loonperiode zijn verdiend, zoals bonussen of overuren.
- Bereken de verschillende inhoudingen die van het bruto salaris moeten worden afgetrokken. zoals: belastingen, sociale premies, pensioenbijdragen, zorgverzekeringsbijdrage, en andere verplichte of optionele inhoudingen op basis van de wetgeving en individuele keuzes van de werknemer.
- Voeg eventuele vergoedingen toe aan het bruto salaris, zoals reiskostenvergoeding en maaltijdcheques
- Trek de inhoudingen en vergoedingen af van het bruto salaris om het netto salaris te berekenen. Dit is het bedrag dat de werknemer daadwerkelijk op zijn of haar bankrekening ontvangt.
- Gebruik loonadministratie software of sjablonen om de gegevens in een gestructureerd formaat op de loonstrook te plaatsen. Zorg ervoor dat alle relevante gegevens duidelijk worden weergegeven.
- Controleer de berekeningen en gegevens op nauwkeurigheid. Het is belangrijk om eventuele fouten te corrigeren voordat de loonstrook wordt verstrekt aan de werknemer.
- Stuur de loonstrook naar de werknemers, meestal via e-mail of fysiek uitgeprint, afhankelijk van de voorkeuren van het bedrijf en de werknemer.
- Bewaar een kopie van de loonstrook in het personeelsdossiers van de werknemers en zorg ervoor dat deze veilig en vertrouwelijk worden bewaard.
- Zorg voor een georganiseerde en gedocumenteerde loonadministratie voor alle werknemers. Dit betekent het bijhouden van loonstroken, belastingaangiften, sociale premies en andere relevante documenten.
