Personeelsadministratie bijhouden is vaak niet iets waarbij de meeste ondernemers staan te trappelen maar toch is het een heel belangrijk onderdeel. Je hebt als werkgever immers een aantal verplichtingen op dit gebied. Zo ben je verplicht om onder andere de salarisadministratie en personeelsdossier bij te houden en heb je er zelf ook baat bij als het ziekteverzuim en de verlofafspraken binnen jouw onderneming goed geregistreerd en geadministreerd worden.
Het is niks nieuws als we zeggen dat al jouw medewerkers recht hebben op verlofdagen; van vakantiedagen tot aan vrije dagen voor ouderschapsverlof. Maar ook aan ziekteverzuim ontglip je niet. Iedereen wordt wel eens ziek. Daarom ontkom je als bedrijf niet aan je verlof- en verzuimregistratie. Het is echter de kunst om dit overzichtelijk te houden voor zowel jou als werkgever maar ook voor jouw medewerkers. Het is namelijk ook erg prettig als jouw medewerkers hun eigen verlof balansen en ziekteverzuimcijfers kunnen inzien. Maar hoe zorg je er nou voor dat je dit inzichtelijk houdt?
Verlof- en verzuimregistratie; time to go digital!
Er gaat veel tijd verloren in het lezen, registreren en verwerken van alle verlofaanvragen evenals het bijhouden van de ziekteverzuimcijfers van al jouw medewerkers. Tevens is het voor medewerkers ook eenvoudiger hun vrije dagen in te plannen als zij ook inzage hebben in de verlof- en werkdagen van hun collega's. Zo kunnen zij daar namelijk op instemmen en voorkom je lege gaten in je personeelsplanning.
Door de toenemende vraag naar het vergemakkelijken van de verlof- en verzuimregistratie, is het steeds meer de norm om de verlof- en verzuimregistratie te digitaliseren en moderniseren. In plaats van het noteren van alle verlofaanvragen en ziekteverzuim in losse Excel sheets, is een digitale verlof- en verzuimadministratie dus vele malen handiger, voor zowel jou als jouw medewerkers. Buddee is een voorbeeld van een HRM platform dat gebruikt kan worden om je verlof verlof- en verzuimregistratie en administratie bij te houden.
Verlof en verzuim bijhouden via Buddee
Verlof aanvragen en het ziekmelden van een medewerker verloopt heel eenvoudig via het HRM platform van Buddee. Medewerkers hebben namelijk altijd en overal toegang tot hun eigen digitale omgeving. Hierdoor kunnen medewerkers zelf een verlofaanvraag of ziekmelding indienen vanuit welke plek dan ook; thuis, op werk of zelfs onderweg.
Eenvoudig verlof aanvragen
Het enige wat de medewerker hoeft in te vullen is het type verlof, de start en einddatum van het verlof, het totaal aantal uren en een korte omschrijving van de reden. Vervolgens wordt de verlofaanvraag verstuurd, krijg jij als werkgever een notificatie van de aanvraag en kan je deze direct goed- of afkeuren. Mits de verlofaanvraag is goedgekeurd, krijgt de medewerker op zijn beurt weer een notificatie en wordt het verlofsaldo automatisch aangepast. Zo hoef je de balansen dus niet handmatig bij te houden!
Ziek melden
Het proces van het ziekmelden van een medewerker werkt eigenlijk bijna hetzelfde als de verlofregistratie. Zodra een medewerker zich wilt ziekmelden, kan hij dit gemakkelijk zelf doen op het HRM platform. De medewerker hoeft enkel de begin datum, tijd en het aantal uren afwezig op de eerste dag in te vullen. Na de invoer van de ziekmelding, krijg jij als werkgever wederom een notificatie van de ziekmelding en staat de ziekmelding in het systeem. Zodra de medewerker zich weer beter voelt, kan hij zichzelf ook weer beter melden via het platform.
Verlof en verzuim bijhouden met Buddee
Binnen het HRM platform van Buddee, vullen je medewerkers dus voornamelijk hun eigen gegevens in. Jij hoeft dit als werkgever enkel nog te controleren en met een druk op de knop goed te keuren. De rest van de verlof- en verzuimadministratie wordt automatisch bijgehouden waardoor jij als werkgever enorm veel tijd bespaard. Tevens heb je op het platform van Buddee toegang tot diverse rapportages van het personeelsbestand en de verzuimregistraties binnen jouw bedrijf. Hierdoor hebben zowel jij en je medewerkers heel eenvoudig inzicht in de verlof- en verzuimadministratie. In één opslag kun jij als werkgever zien hoeveel (wettelijke en bovenwettelijke) vakantiedagen of verlofdagen iemand nog open heeft staan en hoe het ziekteverzuimpercentage binnen jouw bedrijf is. Wel zo handig toch?
