Bij veel ondernemers staat het bijhouden van personeelsadministratie niet hoog op het lijstje van favoriete bezigheden. Desalniettemin is het verstandig om personeelsadministratie bij te houden, gezien je als werkgever op het gebied van administratieve een aantal wettelijke verplichtingen hebt. Zo is het opstellen en bijhouden van een gedegen salarisadministratie en personeelsdossier verplicht. Daarnaast geldt ook: hoe groter de onderneming, hoe groter de noodzaak van het bijhouden van personeelsadministratie.
De term personeelsadministratie is een breed begrip. Over het algemeen bestaat personeelsadministratie uit informatie en documenten die gaan over je onderneming en je werknemers. Zodra je personeel aanneem, komen er veel administratieve taken bij kijken. Je moet verzekeringen afsluiten, premies en loonbelastingen afdragen, personeelsdossiers opstellen en salaris- en loonadministratie bijhouden. Deze taken behoren onder meer ook tot de personeelsadministratie.
Welke dingen moet je vastleggen in de personeelsadministratie?
Binnen de personeelsadministratie worden er documenten en informatie vastgelegd zoals (secundaire) arbeidscontracten, loonbelastingverklaringen, verzekeringen en identiteitsbewijzen. Tevens kun je ook denken aan de vastlegging van informatie over diverse verstrekkingen, regelingen, opleidingen, functiebeschrijvingen en arbo-dossiers. Eigenlijk alle informatie die in relatie staan tot je onderneming en je werknemers. Het is belangrijk dat alle informatie en documenten veilig worden opgeborgd, lettend op de privacy van je werknemers. De verlof-, verzuim-, loon- en salarisadministratie zijn ook onderdeel van de personeelsadministratie.
Een personeelsadministratiesysteem
De personeelsadministratie bestaat dus over het algemeen uit veel soorten onderdelen. Daarbij is het belangrijk dat deze administratie nauwkeurig en correct wordt bijgehouden, zeker als het gaat om de administratie rondom de salaris. Één kleine fout kan al leiden tot grote financiële én persoonlijke gevolgen en dat wil je als werkgever natuurlijk liever voorkomen. Omdat het een niet zonder het ander kan, bundelen veel ondernemingen de personeelsadministratie en loon-, en/of salarisadministratie samen in één geïntegreerd (digitaal) systeem. Het voordeel van zo een personeelsadministratiesysteem is dat je alle gegevens binnen één plek hebt. Dat scheelt enorm veel tijd en fouten.
Personeelsadministratie eenvoudig bijhouden met Buddee
Met het personeelsadministratiesysteem van Buddee automatiseer je al je belangrijke HR zaken, betrek je jouw werknemers en heb je volledig inzicht in je onderneming dankzij inhoudelijke rapportages. Snel, simpel en betaalbaar.
