Je bent bij de wet verplicht salarisadministratie bij te houden, mits je beschikt over personeel binnen jouw bedrijf. Je kunt de salarisadministratie zelf bijhouden of ervoor kiezen deze (gedeeltelijk) uit te besteden. Het zelf doen van de salarisadministratie vergt veel tijd en vakkennis. Daarom kiezen veel ondernemers ervoor de salarisadministratie gedeeltelijk dan wel geheel uit te besteden. Het uitbesteden van de salarisadministratie brengt vele voordelen met zich mee. Zo hoef je zelf niet meer te verdiepen in de wet- en regelgevingen, voorkom je boetes, houd je jouw medewerkers tevreden en bespaart het bovenal veel tijd. Die overgebleven tijd kun je vervolgens weer in je core business stoppen om je bedrijf verder te laten groeien.
De kosten van het uitbesteden van de salarisadministratie hangt onder andere af van aan wie of wat je de salarisadministratie uitbesteedt. Als je ervoor kiest de salarisadministratie uit te besteden, heb je namelijk twee mogelijkheden. Je kunt de salarisadministratie geheel laten doen door een administratiekantoor of je kunt gebruik maken van een slim HR platform die de salarisadministratie (gedeeltelijk) uit handen zal nemen. Beide mogelijkheden hanteren andere kosten.
Administratiekantoor
De kosten van het uitbesteden van de salarisadministratie kunnen bij administratiekantoren hoog oplopen. De kosten zijn echter afhankelijk van een aantal factoren. Zo hanteert ieder administratiekantoor een eigen uurtarief voor het verwerken van de salarisadministratie. Dit heeft uiteraard invloed op de uiteindelijke kosten. Maar ook het aantal medewerkers binnen je bedrijf speelt een rol. Je betaald bij de meeste administratiekantoren namelijk een vast tarief per werknemer en/of loonstrook. Het bedrag van het opstellen van loonstrook varieert tussen de €5 en €15 per maand. Tevens is het ook niet geheel ongebruikelijk als je ook nog eens een standaard vast bedrag per jaar of per maand betaald voor de salarisadministratie.
Bij sommige administratiekantoren kun je profiteren van staffelkorting. Dit houdt in dat hoe meer medewerkers je in dienst hebt, hoe lager het tarief per medewerker of loonstrook. Hoe meer loonstroken je dus afneemt, hoe hoger de korting. Andersom geldt dan ook: hoe minder medewerkers je hebt, hoe hoger het tarief per medewerker of loonstrook is.
Bijkomende kosten
Daarnaast moet je ook rekening houden met eventuele extra kosten. Neem je voor het eerst deze dienst af? Denk dan aan bijkomende aansluitkosten. Wil je dat je salarisadministrateur ook de uitbetaling van je medewerkers regelt? Of dat de loonstroken gekoppeld worden met een pensioenfonds? En wil je ook nog een extra journaalpost aanmaken? Dan kun je ook rekenen op extra kosten.
Salarisadministratie gedeeltelijk uitbesteden
Naast de mogelijkheid om je salarisadministratie geheel uit te besteden aan een administratiekantoor, is het ook mogelijk om de salarisadministratie (gedeeltelijk) uit te besteden aan een HR-platform. Een HR platform, zoals Buddee, maakt aan de achterkant gebruik van een salarissoftware. Een salarissoftware is een digitale oplossing die jou ondersteunt bij je salarisadministratie. Door hier gebruik van te maken betaal je niet de hoofdprijs en heb je je salarisadministratie toch nog gedeeltelijk in eigen beheer. Medewerkers hebben toegang tot het systeem en kunnen zelf wijzigingen en declaraties doorvoeren. Deze mutaties worden automatisch verwerkt en ook de salarisberekeningen zijn geautomatiseerd. Door je salarisadministratie deels over te laten aan een HR platform, kun je tijdig het juiste salaris uitbetalen en je HR-processen optimaliseren.
De kosten van het uitbesteden van jouw salarisadministratie op deze manier zijn afhankelijk van een aantal factoren. Ten eerste is de prijs hierbij ook afhankelijk van het aantal medewerkers en loonstroken die per periode nodig zijn. Tevens heeft de complexiteit van de loonstrook en potentiële mutaties per maand ook invloed op de prijs. Bij sommige HR platformen betaal je ook nog een vast bedrag per jaar of per maand, naast de tarieven per loonstrook. Net als sommige administratiekantoren, hanteren salarissoftware aanbieders vaak ook staffel korting aan.
Uitbesteden van salarisadministratie met Buddee
Buddee neemt jouw salarisadministratie uit handen en zorgt ervoor dat alles omtrent het salaris goed voorbereid wordt. Om ervoor te zorgen dat dit proces zo goed mogelijk in zijn werking gaat, werken wij samen met Exact. We werken met professionals die de salarisadministratie uit handen nemen en de loonstroken vervolgens weer in ons HR platform zetten. De prijzen liggen tussen €8,50 – €13,50 per loonstrook per periode. Benieuwd naar de mogelijkheden van Buddee? Vraag nu vrijblijvend een offerte aan!
