Als je als bedrijf personeel in dienst hebt, word je al gauw overspoeld met allerlei verplichtingen. Het bijhouden van de salarisadministratie is daar een van. Nog voordat je personeel in dienst neemt, is het belangrijk je administratie op orde te hebben. Voordat je kunt beginnen met de salarisadministratie van je werknemers, moet je eerst een aantal andere stappen ondernemen. Om je een beetje op weg te helpen, lichten we hieronder een aantal stappen toe die van belang zijn.
1. Aanmelden als werkgever bij Belastingdienst
Als je als bedrijf voor het eerst een werknemer in dienst wilt nemen, moet je je als werkgever aanmelden bij de Belastingdienst middels het formulier 'Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever'. Na de aanmelding krijg je van de belastingdienst een loonheffingennummer; dit heb je nodig om aangifte loonheffingen te kunnen doen. Verder ontvang je ook een sectorcode, het percentage voor de premie Whk en een aangiftebrief loonheffingen. In deze brief staat over welke tijdvakken je aangifte moet doen.
2. Vergaar belangrijke gegevens van je werknemer
Nadat je jezelf hebt aangemeld als werkgever bij de Belastingdienst en alle gegevens hebt ontvangen, is het van belang om de identiteit van je werknemer vast te stellen voordat deze voor je bedrijf gaat werken. Hiervoor is een leesbare kopie van het identiteitsbewijs verplicht; deze bewaar je daarna in je loonadministratie. Als je de identiteit van je werknemer niet of niet op de juiste manier kunt vaststellen, dien je het anoniementarief toe te passen. Doe je dit niet? Dan loop je het risico op een verzuimboete van maximaal €5.514.
Naast de kopie van het identiteitsbewijs zijn de volgende gegevens van je werknemer ook van belang:
- Naam en voorletters
- BSN
- Adres
- Postcode en woonplaats
- Geboortedatum
- Een verzoek om de loonheffingskorting toe te passen (mits de werknemer dit wilt)
- Bankrekeningnummer
Je dient de gegevens voor de loonheffingen ten minste 5 jaar te bewaren na het kalenderjaar waarin de arbeidsovereenkomst eindigt.
3. Bepaal het salaris en eventuele andere vergoedingen
Nu je jezelf als werkgever hebt aangemeld en alle relevante gegevens van je werknemer hebt vergaard, is het bepalen van het salaris is de volgende stap. Het is verstandig om van te voren samen met je werknemer af te spreken welke definitie van salaris je hanteert; bruto salaris, netto salaris etc. Tevens is het van belang dat het salaris boven het wettelijke minimumloon is en dat je onderzoekt of er een CAO van toepassing is.
Een werknemer heeft naast het salaris ook recht op vakantietoeslag van minimaal 8%. Normaliter wordt dit in mei uitgekeerd. Tevens kan het ook zo zijn dat er nog andere vergoedingen of toeslagen meegenomen moeten worden in de uitbetaling. Denk aan een reiskostenvergoeding of eventuele bonusregelingen. Ook dit stem je van te voren af met je werknemer en neem je uiteindelijk mee op de loonstrook.
4. Vul de gegevens in en you're good to go!
Zodra je alle gegevens bij elkaar hebt verzameld, is de laatste stap het invoeren van de gegevens zodat het netto salaris uiteindelijk berekend kan worden. Als je gebruik maakt van het HRM software van Buddee, vul je eenmalig eenvoudig de nodige salaris gegevens in en de rest doen wij. Mutaties worden ook automatisch verwerkt in de loonstrook. Zorgeloos je salarisadministratie doen; dat klinkt nog eens lekker!
