Zodra een bedrijf personeel gaat aannemen, krijgt het te maken met salarisadministratie. Als ondernemer wordt er van je verwacht dat je jouw werknemers elke maand het juiste loon uitbetaalt. Het proces van en rondom de uitbetaling van jouw werknemers wordt salarisadministratie genoemd.
Er komt dus meer kijken bij salarisadministratie dan 'alleen' het uitbetalen van het loon. Het proces van salarisadministratie bestaat uit een aantal onderdelen. Ten eerste dient het netto bedrag bepaald te worden dat aan jouw werknemers overgemaakt moet worden. Het is van belang dat hierbij ook rekening wordt gehouden met de loonheffingen en eventuele pensioen- en CAO regels. De loonheffingen moeten vervolgens ook weer afgedragen worden bij de Belastingdienst. Na het bepalen van het netto loonbedrag, is het belangrijk dat jouw werknemers op tijd hun loonstrook ontvangen en consistent worden uitbetaald met het juiste salaris. Het tijdig doen van de loonaangifte is tevens ook een taak binnen de salarisadministratie.
Het zelf doen van salarisadministratie kan voor veel bedrijven een ingewikkelde zaak zijn. Je moet rekening houden met allerlei wet- en regelgevingen die ook nog eens om de zoveel tijd wijzigen. Van deze wijzigingen moet je continu op de hoogte zijn. Daarom vergt salarisadministratie veel kennis en tijd die ondernemers vaak niet hebben. Velen kiezen er daarom voor dit proces geheel of gedeeltelijk uit te besteden.
Bewaarplicht salarisadministratie
Alle gegevens en documenten over en van jouw bedrijf, horen bij je administratie. Deze documenten zijn vaak van fiscaal belang en daarom heeft jouw administratie een fiscaal bewaarplicht van zeven jaar. Documenten als de loonstroken en jaaropgaven behoren tot de loonadministratie en maken het daarom ook een belangrijk onderdeel van de salarisadministratie. Deze moeten dan dus ook zeven jaar bewaard worden. Let hierbij wel op de bescherming van persoonsgegevens. Zorg dat dit gaat volgens de wet van Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
