Je werknemers kunnen bijkomende kosten, ofwel onkosten, maken die ontstaan bij het uitvoeren van hun werk. Als werkgever kun je er dan voor kiezen deze onkosten (deels) te vergoeden. Deze vergoeding noem je een onkostenvergoeding. Je kunt deze kosten vergoeden op basis van ingediende declaraties of je kunt afspraken maken over het toekennen van een vaste onkostenvergoeding.
Met een vaste onkostenvergoeding dek je in één keer de kosten en het scheelt je veel administratief werk. Bij het toekennen van een vaste onkostenvergoeding is het echter wel van belang dat er een aantoonbare redelijke verhouding bestaat tussen de kosten die de werknemer daadwerkelijk maakt en de kosten die vergoed worden. Onderbouw dit dus goed, anders loop je het risico een forse naheffing te ontvangen van de Belastingdienst.
Veelvoorkomende (onbelaste) onkostenvergoedingen
In principe worden onkostenvergoedingen gezien als indirecte loonkosten. De vergoeding wordt in dit geval belast met loonbelasting en er wordt premies volks- en werknemersverzekeringen ingehouden en afgedragen.
Toch zijn niet alle onkostenvergoedingen 'toevoeging' op het loon. Middels de gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling (WKR) kun je voor sommige onkosten een onbelaste vergoeding verstrekken. Op deze vergoedingen worden dan ook geen loonbelasting en premies ingehouden. Dit zijn de onbelaste onkostenvergoedingen. Wel is het goed om te weten dat onbelaste vergoedingen enkel onder bepaalde omstandigheden mogen worden vergoed en dat er een bewijsplicht geldt. Er zijn een aantal veelvoorkomende onbelaste onkostenvergoedingen.
Reiskostenvergoeding
Als het samen afgesproken is of als het is overeengekomen in de cao, hebben werknemers recht op een reiskostenvergoeding. Met een reiskostenvergoeding krijgen je werknemers een (deel) van de gemaakte zakelijke reiskosten vergoedt. De onbelaste reiskostenvergoeding bedraagt maximaal €0,19 per zakelijke kilometer voor reizen met de auto evenals het openbaar vervoer. Je bent vrij om je werknemer een hogere vergoeding per kilometer te geven, maar alles boven de €0,19 per km wordt belast.
Het is ook mogelijk om in plaats van de €0,19 per km de werkelijke kosten te vergoeden. Daarvoor is het wel zaak dat alle declaraties worden verstrekt en bewaard.
Thuiswerkvergoeding
Als je werknemers (deels) thuiswerken, maken zij extra kosten die zij niet zouden maken wanneer ze op kantoor zouden werken. Denk aan de kosten voor thee, koffie, water, internet, verwarming en dergelijke. Om je werknemers (deels) tegemoet te komen in deze kosten, introduceerde het kabinet per 1 januari 2022 de onbelaste thuiswerkvergoeding. De vergoeding bedraagt maximaal €2 per thuis gewerkte dag of dagdeel.
Let op: het is niet mogelijk om de reiskostenvergoeding en de thuiswerkvergoeding voor dezelfde dag toe te kennen.
Tijdelijk verblijf
In het geval van tijdelijk verblijf, geldt dat de kosten die gemaakt worden hiervoor vallen onder de gerichte vrijstelling. Er is sprake van tijdelijk verblijf als het gaat om ambulante werknemers of werknemers die heen en weer reizen tussen een tijdelijke verblijfplaats en de werkplek. De maximale vergoedingen voor binnenlandse dienstreizen zijn*:
- kleine uitgaven overdag – €4,87
- kleine uitgaven 's avonds – €9,74
- een ontbijt – €10,23
- een lunch – €9,82
- een avondmaaltijd – €24,65
- logies – €112,43
* De vergoedingen zijn terug te vinden in de CAO Rijk of in het Handboek Loonheffingen 2021 – uitgave oktober 2021 van de Belastingdienst. Deze vergoedingen kun je ook hanteren voor werknemers die vergelijkbaar zijn met ambtenaren op dienstreis.
Als je meer wilt vergoeden dan deze bedragen, kun je het bovenmatige deel van de vergoeding tot het loon van je werknemer rekenen.
Maaltijdvergoeding
Net als de andere vergoedingen, ben je als werkgever niet verplicht een maaltijdvergoeding te verstrekken tenzij anders vermeld in de relevante cao. Kies je er toch voor een maaltijdvergoeding toe te kennen, valt deze vergoeding pas onder de gerichte vrijstelling als het voldoet aan een aantal voorwaarden.
In het geval van maaltijden die deel uitmaken van de tijdelijke verblijfkosten, geldt dat dit altijd onder de gerichte vrijstelling valt. Denk aan maaltijden die genuttigd worden bij zakelijke besprekingen met klanten of maaltijden van ambulante werknemers.
Daarnaast kun je ook je werknemers voorzien van een onbelaste maaltijd of maaltijdvergoeding wanneer dit een zakelijk karakter heeft en dit zakelijke karakter meer dan een bijkomstig belang is. Dit is bijvoorbeeld wanneer een werknemer moet overwerken of wanneer hij niet binnen de gangbare tijden (17:00 – 20:00) thuis kan eten door zijn werk.
Bij het vergoeden van dergelijke maaltijden, kun je als werkgever de werkelijke kosten ervan vergoeden. Je kunt er echter ook voor kiezen om aan te sluiten bij het normbedrag voor maaltijden in bedrijfskantines van €3,35 per maaltijd.
Onkostenvergoedingen bijhouden met Buddee
Het bijhouden van onkostenvergoedingen kan een tijdrovende en complexe taak zijn voor bedrijven. Gelukkig biedt Buddee een gestroomlijnde oplossing om dit proces efficiënt en nauwkeurig te beheren. Met Buddee kunnen bedrijven gemakkelijk onkostenvergoedingen bijhouden en verwerken, waardoor het gedoe van papieren bonnetjes en handmatige berekeningen verleden tijd is. Het gebruik van Buddee voor het bijhouden van onkostenvergoedingen bespaart niet alleen tijd en moeite, maar vermindert ook het risico op fouten en verhoogt de nauwkeurigheid van de gegevens.
