Wanneer je bedrijf groeit, groeit ook het aantal werknemers van de organisatie. Het is in dit geval belangrijk om de regels en richtlijnen duidelijk in kaart te brengen. Een personeelshandboek helpt HR managers en werkgevers een helder en consequent personeelsbeleid te voeren. Een personeelshandboek bevat informatie over verschillende aspecten van het personeelsbeleid, zoals arbeidsvoorwaarden, werktijden, verlof, ziekteverzuim, disciplinaire maatregelen, gedragsregels, veiligheid, diversiteit en inclusie.
Daarnaast kan een personeelshandboek ook dienen als referentiemateriaal voor werknemers, zodat ze gemakkelijk informatie kunnen vinden over de procedures en richtlijnen van het bedrijf. Ook kan het helpen om consistentie en transparantie te creëren in de manier waarop het bedrijf met personeelskwesties omgaat.
Een personeelshandboek varieert van bedrijf tot bedrijf, dit is afhankelijk van de grootte, sector en cultuur van het bedrijf. Het is ook belangrijk om het handboek levendig te maken, op buddee op te slaan en elk jaar bij te werken om te blijven voldoen aan de veranderende wet- en regelgeving of om te reageren op veranderingen in de organisatie. Een belangrijk onderdeel om op te nemen in het handboek is gewenst en ongewenst gedrag. Zeker gezien de maatschappelijke discussie die is ontstaan na ‘The Voice uitzending van BNN’. Onze partner Durf Company zegt hierover “praktijk leert dat medewerkers het heel erg waarderen dat dit opgenomen wordt”. Het is hierbij belangrijk dat er een vertrouwenspersoon wordt aangewezen in het bedrijf, die niet de directeur of HR-manager is. Het beste is om een externe onafhankelijke vertrouwenspersoon in dienst te nemen.
Stappenplan om tot een goed personeelshandboek te komen
Er zijn meerdere manieren om een personeelshandboek te creëren, je kan het handboek zelf opstellen, iemand in de organisatie deze taak geven of het maken van het handboek laten uitbesteden. Het is belangrijk dat het personeelshandboek past bij hoe de organisatie is en dat het leesbaar is voor iedereen.
Om te zorgen dat het handboek goed wordt ontvangen door het personeel en er een zo min mogelijk weerstand komt is het belangrijk dat je de tijd neemt met het opstellen en dat je dit stapsgewijs doet. De stappen voor het opstellen van een goed personeelshandboek zijn:
- Verzamel de bestaande regels en richtlijnen: Ook al heeft het bedrijf nog geen personeelshandboek, elk bedrijf heeft regels en richtlijnen. Zorg dat je deze verzameld om te kunnen verwerken in het handboek
- Breng de wensen en behoeften van de eigenaar in kaart: Kom erachter wat de wensen en behoeften van de eigenaar zijn, deze kan je dan samenvoegen en verwerken in het handboek samen met de andere richtlijnen.
- Stel het handboek samen en laat het beoordelen: Zorg ervoor bij het samenstellen van het handboek dat het overzichtelijk is en gemakkelijk te begrijpen. Daarnaast moet het handboek up-to-date zijn en informatie bevatten die je medewerkers nodig hebben. Als het handboek is opgesteld laat je het beoordelen door het management zodat er nog eventuele aanpassingen gemaakt kunnen worden.
- Verwerk de feedback voor een definitieve versie: Wanneer je de feedback van het management terug krijgt, ga je dit verwerken om een definitieve versie te maken van het document.
- Leg de definitieve versie voor aan de medewerkers en de ondernemingsraad: Stuur de definitieve versie van het document op naar de medewerkers en indien aanwezig de ondernemingsraad en pas eventuele feedback punten nog toe aan het document
- Introduceer het handboek: Deel het personeelshandboek uit aan alle medewerkers en leg uit hoe het kan worden gebruik in de organisatie.
- Vraag om akkoord van de medewerkers: Zorg ervoor dat iedereen een exemplaar krijgt en vraag om akkoord via een handtekening van de medewerkers.
- Onderhoud het handboek: Verzamel gedurende het jaar feedback en updates. Houd het handboek regelmatig bij en zorg ervoor dat het blijft voldoen aan de wettelijke vereisten en de veranderende behoeften van het bedrijf.
Het is noodzakelijk om te zorgen dat iedereen binnen de organisatie de opgestelde regels en richtlijnen naleeft om een geloofwaardige organisatie te blijven.
Waarom is een personeelshandboek nodig in een organisatie?
Het implementeren van een personeelshandboek is belangrijk om onnodig gedoe of onduidelijkheden te voorkomen. Een personeelshandboek heeft twee kanten, beschrijven wat ‘moet’ volgens de wetgever en ‘spelregels en afspraken’ die je graag wilt vastleggen omdat je helderheid en transparantie wilt.
Natuurlijk wil je ook voorkomen dat er (onbedoeld) voorkeursbehandeling voorkomt binnen de organisatie. Hierom leg je vast wat medewerkers van de werkgever mogen verwachten maar ook wat de werkgever van de medewerkers mag verwachten.
Het is belangrijk om een levendig document te maken van het handboek, door het bijvoorbeeld op te staan in Buddee en de medewerkers hierover te informeren. Daarnaast is noodzakelijk om het handboek minimaal 1 keer per jaar up-to-date te houden of wanneer nodig. Informeer je medewerkers hier ook altijd over!
Wanneer je medewerkers instemmen met de regels en richtlijnen van het personeelshandboek zijn deze rechtsgeldig. Dit kan door een clausule op te nemen in het arbeidscontract, met daarin een verwijzing naar de afspraken opgesteld in het handboek. Wanneer een medewerker dan het arbeidscontract tekent, gaat die medewerker eveneens akkoord met de bepalingen in het handboek.
Conclusie
Een goed geschreven personeelshandboek kan dus bijdragen aan de transparantie, consistentie en efficiëntie van een organisatie, en kan zorgen voor tevreden medewerkers en juridische bescherming voor de organisatie. Buddee stelt bedrijven in staat om uitgebreide personeelsdossiers bij te houden. Van contactgegevens en contractinformatie tot kwalificaties en werkgeschiedenis, alle essentiële gegevens zijn centraal en veilig opgeslagen. Mocht je meer informatie willen of hulp krijgen bij het maken van een (nieuw) personeelshandboek bezoek dan onze partner Durf Company!
