Wat zet je allemaal in je personeelshandboek?

Wanneer je bedrijf groeit, groeit ook het aantal werknemers van de organisatie. Het is in dit geval belangrijk om de regels en richtlijnen duidelijk in kaart te brengen. Een personeelshandboek helpt HR managers en werkgevers een helder en consequent personeelsbeleid te voeren. Een personeelshandboek bevat informatie over verschillende aspecten van het personeelsbeleid, zoals arbeidsvoorwaarden, werktijden, verlof, ziekteverzuim, disciplinaire maatregelen, gedragsregels, veiligheid, diversiteit en inclusie.

Daarnaast kan een personeelshandboek ook dienen als referentiemateriaal voor werknemers, zodat ze gemakkelijk informatie kunnen vinden over de procedures en richtlijnen van het bedrijf. Ook kan het helpen om consistentie en transparantie te creëren in de manier waarop het bedrijf met personeelskwesties omgaat.

Een personeelshandboek varieert van bedrijf tot bedrijf, dit is afhankelijk van de grootte, sector en cultuur van het bedrijf. Het is ook belangrijk om het handboek levendig te maken, op buddee op te slaan en elk jaar bij te werken om te blijven voldoen aan de veranderende wet- en regelgeving of om te reageren op veranderingen in de organisatie. Een belangrijk onderdeel om op te nemen in het handboek is gewenst en ongewenst gedrag. Zeker gezien de maatschappelijke discussie die is ontstaan na ‘The Voice uitzending van BNN’. Onze partner Durf Company zegt hierover “praktijk leert dat medewerkers het heel erg waarderen dat dit opgenomen wordt”. Het is hierbij belangrijk dat er een vertrouwenspersoon wordt aangewezen in het bedrijf, die niet de directeur of HR-manager is. Het beste is om een externe onafhankelijke vertrouwenspersoon in dienst te nemen.

Stappenplan om tot een goed personeelshandboek te komen

Er zijn meerdere manieren om een personeelshandboek te creëren, je kan het handboek zelf opstellen, iemand in de organisatie deze taak geven of het maken van het handboek laten uitbesteden. Het is belangrijk dat het personeelshandboek past bij hoe de organisatie is en dat het leesbaar is voor iedereen.

Om te zorgen dat het handboek goed wordt ontvangen door het personeel en er een zo min mogelijk weerstand komt is het belangrijk dat je de tijd neemt met het opstellen en dat je dit stapsgewijs doet. De stappen voor het opstellen van een goed personeelshandboek zijn:

  • Verzamel de bestaande regels en richtlijnen: Ook al heeft het bedrijf nog geen personeelshandboek, elk bedrijf heeft regels en richtlijnen. Zorg dat je deze verzameld om te kunnen verwerken in het handboek
  • Breng de wensen en behoeften van de eigenaar in kaart: Kom erachter wat de wensen en behoeften van de eigenaar zijn, deze kan je dan samenvoegen en verwerken in het handboek samen met de andere richtlijnen.
  • Stel het handboek samen en laat het beoordelen: Zorg ervoor bij het samenstellen van het handboek dat het overzichtelijk is en gemakkelijk te begrijpen. Daarnaast moet het handboek up-to-date zijn en informatie bevatten die je medewerkers nodig hebben. Als het handboek is opgesteld laat je het beoordelen door het management zodat er nog eventuele aanpassingen gemaakt kunnen worden.
  • Verwerk de feedback voor een definitieve versie: Wanneer je de feedback van het management terug krijgt, ga je dit verwerken om een definitieve versie te maken van het document.
  • Leg de definitieve versie voor aan de medewerkers en de ondernemingsraad: Stuur de definitieve versie van het document op naar de medewerkers en indien aanwezig de ondernemingsraad en pas eventuele feedback punten nog toe aan het document
  • Introduceer het handboek: Deel het personeelshandboek uit aan alle medewerkers en leg uit hoe het kan worden gebruik in de organisatie.
  • Vraag om akkoord van de medewerkers: Zorg ervoor dat iedereen een exemplaar krijgt en vraag om akkoord via een handtekening van de medewerkers.
  • Onderhoud het handboek: Verzamel gedurende het jaar feedback en updates. Houd het handboek regelmatig bij en zorg ervoor dat het blijft voldoen aan de wettelijke vereisten en de veranderende behoeften van het bedrijf. 

Het is noodzakelijk om te zorgen dat iedereen binnen de organisatie de opgestelde regels en richtlijnen naleeft om een geloofwaardige organisatie te blijven.

Waarom is een personeelshandboek nodig in een organisatie?

Het implementeren van een personeelshandboek is belangrijk om onnodig gedoe of onduidelijkheden te voorkomen. Een personeelshandboek heeft twee kanten, beschrijven wat ‘moet’ volgens de wetgever en ‘spelregels en afspraken’ die je graag wilt vastleggen omdat je helderheid en transparantie wilt.

Natuurlijk wil je ook voorkomen dat er (onbedoeld) voorkeursbehandeling voorkomt binnen de organisatie. Hierom leg je vast wat medewerkers van de werkgever mogen verwachten maar ook wat de werkgever van de medewerkers mag verwachten.

Het is belangrijk om een levendig document te maken van het handboek, door het bijvoorbeeld op te staan in Buddee en de medewerkers hierover te informeren. Daarnaast is noodzakelijk om het handboek minimaal 1 keer per jaar up-to-date te houden of wanneer nodig. Informeer je medewerkers hier ook altijd over!

Wanneer je medewerkers instemmen met de regels en richtlijnen van het personeelshandboek zijn deze rechtsgeldig. Dit kan door een clausule op te nemen in het arbeidscontract, met daarin een verwijzing naar de afspraken opgesteld in het handboek. Wanneer een medewerker dan het arbeidscontract tekent, gaat die medewerker eveneens akkoord met de bepalingen in het handboek.

Conclusie

Een goed geschreven personeelshandboek kan dus bijdragen aan de transparantie, consistentie en efficiëntie van een organisatie, en kan zorgen voor tevreden medewerkers en juridische bescherming voor de organisatie. Buddee stelt bedrijven in staat om uitgebreide personeelsdossiers bij te houden. Van contactgegevens en contractinformatie tot kwalificaties en werkgeschiedenis, alle essentiële gegevens zijn centraal en veilig opgeslagen. Mocht je meer informatie willen of hulp krijgen bij het maken van een (nieuw) personeelshandboek bezoek dan onze partner Durf Company! 

Waarom kiezen voor Buddee?

Buddee is de enige betaalbare en eenvoudige oplossing voor het Nederlandse mkb die je volledige HR en salarisadministratie automatiseert.

Eenvoudig

Met onze eenvoudige Plug & Play HR software ben je zo onderweg! Zonder dure implementatie.

Compleet

Volledige automatisering van HR en salarisadministratie! Ook als je meerdere bedrijven beheert binnen één groep.

Persoonlijk

Vanuit de basis ingericht naar Nederlandse wet- en regelgeving met uitstekende service!

Betaalbaar

HR software & Salarisadministratie uitbesteedt voor een voordelige prijs!

Ontdek wat Buddee kan doen voor jouw organisatie

Wij leggen je graag vrijblijvend uit wat onze software en diensten jou te bieden hebben.

Dit is wat je van ons kan verwachten:

Een persoonlijke tour door ons product
Passend advies gebaseerd op jouw situatie
Antwoorden op al jouw vragen

Integreer met onze partners

Bespaar tijd door Buddee te koppelen met je bestaande applicaties of bouw je eigen integraties via onze API.

Veelgestelde vragen

Bekijk hier onze meest gestelde vragen. Als je meer hulp nodig hebt, staan we klaar om je te helpen.

Voor wie is Buddee?

Buddee is ontwikkeld voor Nederlandse mkb-bedrijven die een oplossing zoeken voor hun gehele personeels- en salarisadministratie.

Ook werken wij met of voor boekhouders en hr-consultants die de salarisadministratie van hun klanten aan ons uitbesteden omdat zij zelf geen specialisten in dienst hebben.

Kan ik een vrijblijvende demo krijgen?

Uiteraard! Via deze link kan je een online demonstratie inplannen. We laten dan graag zien hoe we je personeels- en salarisadministratie kunnen vereenvoudigen.

Zijn er opstartkosten voor Buddee?

Nee! Wij zijn er van overtuigd dat Buddee zo eenvoudig is om in te richten en te gebruiken dat we je kosteloos helpen je Buddee account voor alle HR-zaken in te richten.

Mocht je ook je volledige salarisadministratie aan Buddee uitbesteden dan kunnen, voor het overnemen van het dossier van je huidige administrateur, opstartkosten van toepassing zijn. Neem hiervoor contact met ons op!

Koppelen jullie ook met andere software?

Jazeker!

Wij koppelen onder andere met Nmbrs, de nr. 1 salarisadministratie-software in Nederland. Mocht je de salarisadministratie aan Buddee uitbesteden dan verwerken we deze zelf ook in deze ISAE 3402 Type II gecertificeerde software aan de achterkant. Nmbrs koppelt op haar beurt weer met alle gebruikelijke boekhoudpakketten voor onder andere je loonjournaalposten.

Wij integreren ook met planningstools zoals Shiftbase. Op onze integratie-pagina zie je welke koppelingen we momenteel hebben.

Hoe gaat Buddee om met (data)veiligheid en AVG / GDPR?

Personeelsgegevens zijn gevoelige data en daarom doen wij er alles aan om al jouw data AVG-conform te beveiligen. Met 2FA, rechtenbeheer, Europese servers (AWS) en gebruik van ISAE 3402 Type II gecertificeerde salarisadministratie-software van NMBRS, staat veiligheid bij ons voorop.

Welke functionaliteiten heeft Buddee?

Buddee is een alles-in-één HR-platform gericht op het Nederlandse mkb. We voorzien in alle belangrijke functies die je als ondernemer nodig hebt om al je volledige personeelsadministratie eenvoudig te regelen.

Bekijk alle mogelijkheden →

Kan ik Buddee gratis uitproberen?

Uiteraard! Je kan de HR-software van Buddee 14 dagen kosteloos uitproberen.

Kan ik ook zelf loonstroken maken?

Nee. Bij Buddee zijn wij van mening dat salarisadministratie in de meeste gevallen te complex is om zelf te doen als je geen specialist bent. Onze experts zijn salarisadministrateur van beroep, volgen de wet- en regelgeving op de voet en helpen je met vraagstukken indien nodig. Uiteraard zijn alle mutaties te exporteren om in te laden in de gangbare salarisadministratietools.

Kan ik verschillende rechten toewijzen aan mijn medewerkers en externe adviseurs?

Buddee voorziet in flexibele en uitgebreide instellingen van rollen & rechten voor verschillende type gebruikers zoals medewerkers, managers, HR-managers, externe (salaris) administrateurs etc.

Wij helpen je indien gewenst graag kosteloos deze rechten in te richten.