Wat is loonadministratie?

De termen loon- en salarisadministratie worden vaak door elkaar gebruikt. Hoewel het erg op elkaar lijkt en ook zeker met elkaar te maken heeft, zijn beide net iets anders. Met salarisadministratie wordt het proces van en rondom de uitbetaling van jouw werknemers bedoeld en loonadministratie betreft voornamelijk de relevante documenten die van belang zijn bij het berekenen en uitbetalen van het salaris.  

De belangrijkste formulieren en berekeningen binnen de loonadministratie zijn onder meer de loonstaat, loonstrook en de jaaropgave. In de loonstaat staan onder andere gegevens van de werknemers vermeldt die uiteindelijk van belang zijn voor de loonbelasting en de premies volks- en werknemersverzekeringen. In de loonstrook, ofwel een salarisstrook, wordt onder andere de opbouw van het bruto- en nettoloon getoont. En op een jaaropgave wordt alle informatie over het loon en de inhoudingen van de werknemer opgegeven. Een jaaropgave wordt, zoals de naam al weggeeft, jaarlijks opgemaakt terwijl de loonstaat en loonstrook maandelijks opgemaakt dient te worden. 

Naast de drie bovenstaande belangrijke formulieren en berekeningen, moet je ook andere gegevens inzichtelijk maken in je loonadministratie. Zo moet je ook het arbeidscontract bijvoegen maar denk ook aan andere extra componenten als bonus-of pensioenregelingen, reiskostenvergoeding en/of maaltijdvergoedingen. 

Inhoudingsplichtig

Niet iedereen is verplicht loonadministratie bij te houden. Je bent pas verplicht loonadministratie bij te houden als je tenminste één betaalde medewerker in dienst hebt én als je als werkgever inhoudingsplichtig bent. Inhoudingsplichtig ben je als jij als werkgever loonbelastingen en premies bij je werknemers moet innen en deze vervolgens moet afdragen aan de Belastingdienst. 

Fiscale bewaarplicht loonadministratie

De documenten binnen je loonadministratie zijn van fiscaal belang en moeten zich daarom houden aan het fiscale bewaarplicht. Het fiscale bewaartermijn voor deze documenten is zeven jaar. Documenten als loonstaten, loonstroken en jaaropgaven moet dan ook zeven jaar bewaard worden. Je moet je te alle tijde houden aan het bewaarplicht, ook als je op een gegeven moment stop met je bedrijf, als je verder gaat met een andere bedrijfsvorm of als je verandert van administrateur of HR-software. Dit geldt tevens ook voor wanneer je bijvoorbeeld besluit digitaal verder te gaan. Alle papieren documenten dienen dan ook zeven jaar nog bewaard te worden.