Gaat jouw declaratieproces nog op de traditionele manier? Weet je soms even niet meer wie welke declaratie heeft ingediend? Of welke bon ook alweer bij welke declaratie hoort? Je bent vast niet de enige. Het indienen maar ook zeker het verwerken van declaraties is voor menig ondernemers een enorme tijdrovende klus. Om dan nog maar niets te zeggen over de irritaties die erbij kunnen komen kijken (hallo kwijtgeraakte bonnetjes). Maar gelukkig kan dit hele proces een stuk sneller door over te stappen op het digitaal declareren.
Hoe werkt digitaal declareren?
Als we kijken naar het declaratieproces op de traditionele manier, is het vaak zo dat de werknemer een (papieren) declaratieformulier moet invullen en de relevante bewijsstukken moet toevoegen. Dit moeten ze vervolgens indienen en dan moet de leidinggevende dit goedkeuren en vervolgens weer doorsturen naar de salarisadministrateur. Deze gaat de mutaties op zijn beurt weer verwerken in het salaris en de salarisstrook van de werknemer. Dit hele proces kost wat tijd.
Bij het digitaal declareren, stel je jouw werknemer in staat de declaratie in enkele klikken online te regelen. Op deze manier kunnen je werknemers dus direct een declaratie indienen. Ze hoeven enkel het bonnetje in te scannen en het bedrag in te vullen, waarna de declaratie automatisch doorgestuurd wordt naar de leidinggevende. De leidinggevende kan de declaratie op zijn beurt ook weer met één klik goed-, of afkeuren. Maak je gebruik van de declaratie feature van Buddee? Dan worden de goedgekeurde declaraties ook automatisch doorgestuurd naar je salarisadministratie.
Waarom digitaal declareren?
Nu het duidelijk is hoe digitaal declareren in de meeste gevallen werkt, is het leuk om de voordelen eens op een rijtje te zetten. De hoogste tijd om het papieren declaratieproces achter je te laten!
Dag rommel!
Door over te stappen op digitaal declareren, zorg je ervoor dat iedereen declaraties indient in het hetzelfde systeem en dat alle belangrijke documentatie wordt opgeslagen binnen één werkomgeving. Zo behoud je 100% overzicht. En mooi meegenomen: na het inscannen van het bonnetje kan het direct in de prullenbak. Het rondslingeren van losse bonnetjes is vanaf nu verleden tijd!
Integratie met salarisadministratie en/of boekhoudpakket
Bij het traditionele declaratieproces verwerk je handmatig de declaraties in je salarisadministratie of moet je elke maand weer de declaraties opsturen naar de salarisadministrateur. Ook dit kan een stuk simpeler. Door het declaratieproces te digitaliseren, worden alle goedgekeurde declaraties direct meegenomen in de salarisadministratie en hoef je hier niet meer naar om te kijken. Heerlijk!
Tijdbesparing
Door je declaratieproces te digitaliseren, wordt er enorm veel tijd bespaart. Je werknemers kunnen namelijk met een paar klikken op de knop hun declaratie inclusief 'bewijs' indienen en leidinggevende kunnen dit wederom direct goedkeuren. Er hoeft dus geen tijd meer besteedt te worden aan overtypen van declaratieformulieren of het overzetten van gegevens uit andere systemen.
Verkleint kans op fouten en voldoet aan bewaartermijn
Als je veel werknemers in dienst hebt is de kans groot dat je te maken hebt met verschillende soorten onkostenvergoedingen en declaraties. Van het declareren van reiskosten en verblijfkosten tot aan thuiswerk kosten. Hoeveel soorten het ook zijn, het is uiteindelijk het meest van belang dat de declaraties juist worden ingediend en goed worden bewaard (lees: zeven jaar). Onjuiste declaraties en/of het niet voldoen aan het bewaartermijn kunnen namelijk grote financiële gevolgen hebben voor jou als werkgever, en dat wil je natuurlijk niet. Wanneer je het declaratieproces digitaliseert, worden er geen handmatige fouten in bedragen e.d. gemaakt en weet je zeker dat alle documentatie terug te vinden is.
Up-to-date declaraties rapportages
Vragen als "wie had nou welke declaratie ingediend?", "wie heeft recht op welk bedrag?" en dergelijke hoef je nu niet meer te stellen. Omdat alle taken worden uitgevoerd en opgeslagen in één werkomgeving, heb je in een oogopslag overzicht in allerlei relevante zaken. Zie direct welke declaraties er gedaan zijn, welke nog goedgekeurd moeten worden en heb inzicht in de bedragen.
Oh en weet je wat nog een fijne bijkomstigheid is? Bij de meeste declaratie apps, is er de mogelijkheid diverse declaratie rapportages uit te draaien. In ieder geval wel bij Buddee. Het enige wat je moet doen is de periode aangeven en de rest volgt vanzelf.
Digitaal declareren met hulp van Buddee
Het HRM platform van Buddee biedt ondernemers en haar werknemers diverse tools om het werkende leven beter, simpeler en leuker te maken. Sinds kort hebben we ook een nieuwe declaratie feature ontwikkeld. Met de declaratie feature van Buddee is het indienen, goedkeuren en beheren van alle declaraties nog nooit zo eenvoudig geweest! De mkb'er hoeft geen losse tools en losse excel bestandjes meer te gebruiken of aan te schaffen voor declaraties – één proces in één moderne HR omgeving.
Klinkt dit bovenstaande nou heel goed en interessant? En denk je er aan om eventueel over te stappen op digitaal declareren? Neem dan gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek!
