Het kan wel eens voorkomen dat je werknemers bijkomende uitgaven moeten doen, om ervoor te zorgen dat zij het werk goed kunnen uitvoeren. Als werkgever kun je er dan voor kiezen om deze bijkomende uitgaven (deels) te vergoeden. Om dit te kunnen vergoeden, moet de werknemer wel een declaratie indienen. Een declaratie is een rekening of opgave van de bijkomende uitgaven (onkosten) die je werknemer gemaakt heeft. Een betaalbewijs van de gemaakte kosten moet vaak toegevoegd worden aan de ingediende declaratie.
Omdat je voor beide partijen geen gezeur wilt hebben, is het handig om van te voren afspraken te maken over de werkwijze van onkosten en declaraties. Neem in de afspraken ook de vergoedingswijze mee. Is de vergoeding op declaratiebasis of wil je enkel vaste vergoedingen uitkeren aan je werknemer? Beide opties hebben hun eigen voor- en nadelen. Denk hier in ieder geval over na.
Onbelaste vergoeding
De vergoeding van de onkosten wordt vaak gezien als indirecte loonkosten. Daarom moet er over sommige onkostenvergoedingen loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekeringen worden geheven. Middels de werkkostenregeling (WKR) kun je echter voor sommige onkosten een onbelaste vergoeding verstrekken. Er zijn een aantal veelvoorkomende onbelaste onkostenvergoedingen. Deze bespreken we in de kennisbank "wat zijn onkostenvergoedingen".
Digitaal declareren
Voorheen bewaarde bedrijven alle papieren bonnetjes en facturen in losse mappen, in fysieke opbergkasten. Kijken naar het verplichte bewaartermijn van zeven jaar, is dit eigenlijk onwijs onhandig. Het is dan wachten totdat je een bonnetje e.d. kwijt raakt. Makkelijk is het om dit digitaal te doen. Daarom worden de declaraties bij veel bedrijven in excel bijgehouden, met een scan of foto van de bon. Uiteindelijk kost dit alsnog redelijk wat tijd, gezien je dan nog steeds handmatig de vertaalslag moet maken naar de salarisadministratie en boekhouding.
Hoe helpt Buddee met het managen van declaraties?
Als je veel en verschillende soorten declaraties en onkostenvergoedingen te verwerken hebt, doe je er goed aan om gebruik te maken van een declaratie app. Ook met Buddee kunnen je werknemers digitaal declareren. Je werknemers kunnen gemakkelijk via de Buddee app een foto uploaden van een bonnetje, het bedrag invullen en daarmee de declaratie indienen. Door de automatische integratie met je salarisadministratie hoef je (bijna) niets meer zelf te doen! Wat wil je nog meer?
