Wat zijn declaraties?

Het kan wel eens voorkomen dat je werknemers bijkomende uitgaven moeten doen, om ervoor te zorgen dat zij het werk goed kunnen uitvoeren. Als werkgever kun je er dan voor kiezen om deze bijkomende uitgaven (deels) te vergoeden. Om dit te kunnen vergoeden, moet de werknemer wel een declaratie indienen. Een declaratie is een rekening of opgave van de bijkomende uitgaven (onkosten) die je werknemer gemaakt heeft. Een betaalbewijs van de gemaakte kosten moet vaak toegevoegd worden aan de ingediende declaratie.

Omdat je voor beide partijen geen gezeur wilt hebben, is het handig om van te voren afspraken te maken over de werkwijze van onkosten en declaraties. Neem in de afspraken ook de vergoedingswijze mee. Is de vergoeding op declaratiebasis of wil je enkel vaste vergoedingen uitkeren aan je werknemer? Beide opties hebben hun eigen voor- en nadelen. Denk hier in ieder geval over na.

Onbelaste vergoeding

De vergoeding van de onkosten wordt vaak gezien als indirecte loonkosten. Daarom moet er over sommige onkostenvergoedingen loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekeringen worden geheven. Middels de werkkostenregeling (WKR) kun je echter voor sommige onkosten een onbelaste vergoeding verstrekken. Er zijn een aantal veelvoorkomende onbelaste onkostenvergoedingen. Deze bespreken we in de kennisbank "wat zijn onkostenvergoedingen".

Digitaal declareren

Voorheen bewaarde bedrijven alle papieren bonnetjes en facturen in losse mappen, in fysieke opbergkasten. Kijken naar het verplichte bewaartermijn van zeven jaar, is dit eigenlijk onwijs onhandig. Het is dan wachten totdat je een bonnetje e.d. kwijt raakt. Makkelijk is het om dit digitaal te doen. Daarom worden de declaraties bij veel bedrijven in excel bijgehouden, met een scan of foto van de bon. Uiteindelijk kost dit alsnog redelijk wat tijd, gezien je dan nog steeds handmatig de vertaalslag moet maken naar de salarisadministratie en boekhouding.

Hoe helpt Buddee met het managen van declaraties? 

Als je veel en verschillende soorten declaraties en onkostenvergoedingen te verwerken hebt, doe je er goed aan om gebruik te maken van een declaratie app. Ook met Buddee kunnen je werknemers digitaal declareren. Je werknemers kunnen gemakkelijk via de Buddee app een foto uploaden van een bonnetje, het bedrag invullen en daarmee de declaratie indienen. Door de automatische integratie met je salarisadministratie hoef je (bijna) niets meer zelf te doen! Wat wil je nog meer?

Waarom kiezen voor Buddee?

Buddee is de enige betaalbare en eenvoudige oplossing voor het Nederlandse mkb die je volledige HR en salarisadministratie automatiseert.

Eenvoudig

Met onze eenvoudige Plug & Play HR software ben je zo onderweg! Zonder dure implementatie.

Compleet

Volledige automatisering van HR en salarisadministratie! Ook als je meerdere bedrijven beheert binnen één groep.

Persoonlijk

Vanuit de basis ingericht naar Nederlandse wet- en regelgeving met uitstekende service.

Betaalbaar

HR software & Salarisadministratie uitbesteedt voor een voordelige prijs.

Dit zeggen onze klanten

Ontdek hoe Buddee meer dan 600 bedrijven helpt bij het verbeteren van hun HR-processen en salarisadministratie.

Lees alle klantverhalen

Ontdek wat Buddee kan doen voor jouw organisatie

Wij leggen je graag vrijblijvend uit wat onze software en diensten jou te bieden hebben.

Dit is wat je van ons kan verwachten:

Een persoonlijke tour door ons product
Passend advies gebaseerd op jouw situatie
Antwoorden op al jouw vragen

Integreer met onze partners

Bespaar tijd door Buddee te koppelen met je bestaande applicaties of bouw je eigen integraties via onze API.

Veelgestelde vragen

Bekijk hier onze meest gestelde vragen. Als je meer hulp nodig hebt, staan we klaar om je te helpen.

Voor wie is Buddee?

Buddee is ontwikkeld voor Nederlandse mkb-bedrijven die een oplossing zoeken voor hun gehele personeels- en salarisadministratie.

Ook werken wij met of voor boekhouders en hr-consultants die de salarisadministratie van hun klanten aan ons uitbesteden omdat zij zelf geen specialisten in dienst hebben.

Kan ik een vrijblijvende demo krijgen?

Uiteraard! Via deze link kan je een online demonstratie inplannen. We laten dan graag zien hoe we je personeels- en salarisadministratie kunnen vereenvoudigen.

Zijn er opstartkosten voor Buddee?

Nee! Wij zijn er van overtuigd dat Buddee zo eenvoudig is om in te richten en te gebruiken dat we je kosteloos helpen je Buddee account voor alle HR-zaken in te richten.

Mocht je ook je volledige salarisadministratie aan Buddee uitbesteden dan kunnen, voor het overnemen van het dossier van je huidige administrateur, opstartkosten van toepassing zijn. Neem hiervoor contact met ons op!

Koppelen jullie ook met andere software?

Jazeker!

Wij koppelen onder andere met Nmbrs, de nr. 1 salarisadministratie-software in Nederland. Mocht je de salarisadministratie aan Buddee uitbesteden dan verwerken we deze zelf ook in deze ISAE 3402 Type II gecertificeerde software aan de achterkant. Nmbrs koppelt op haar beurt weer met alle gebruikelijke boekhoudpakketten voor onder andere je loonjournaalposten.

Wij integreren ook met planningstools zoals Shiftbase. Op onze integratie-pagina zie je welke koppelingen we momenteel hebben.

Hoe gaat Buddee om met (data)veiligheid en AVG / GDPR?

Personeelsgegevens zijn gevoelige data en daarom doen wij er alles aan om al jouw data AVG-conform te beveiligen. Met 2FA, rechtenbeheer, Europese servers (AWS) en gebruik van ISAE 3402 Type II gecertificeerde salarisadministratie-software van NMBRS, staat veiligheid bij ons voorop.

Welke functionaliteiten heeft Buddee?

Buddee is een alles-in-één HR-platform gericht op het Nederlandse mkb. We voorzien in alle belangrijke functies die je als ondernemer nodig hebt om al je volledige personeelsadministratie eenvoudig te regelen.

Bekijk alle mogelijkheden →

Kan ik Buddee gratis uitproberen?

Uiteraard! Je kan de HR-software van Buddee 14 dagen kosteloos uitproberen.

Kan ik ook zelf loonstroken maken?

Nee. Bij Buddee zijn wij van mening dat salarisadministratie in de meeste gevallen te complex is om zelf te doen als je geen specialist bent. Onze experts zijn salarisadministrateur van beroep, volgen de wet- en regelgeving op de voet en helpen je met vraagstukken indien nodig. Uiteraard zijn alle mutaties te exporteren om in te laden in de gangbare salarisadministratietools.

Kan ik verschillende rechten toewijzen aan mijn medewerkers en externe adviseurs?

Buddee voorziet in flexibele en uitgebreide instellingen van rollen & rechten voor verschillende type gebruikers zoals medewerkers, managers, HR-managers, externe (salaris) administrateurs etc.

Wij helpen je indien gewenst graag kosteloos deze rechten in te richten.