Verlofbeleid en bedrijfscultuur in het mkb: de lessen van Jumbo en 7People bij HR Vooruit

Op 25 juni kwamen ruim honderd HR-professionals samen voor de derde editie van HR Vooruit, het online kennisevenement van Buddee — deze keer de vakantie-editie. Waar de vorige editie ging over het automatiseren van onboarding en offboarding, stond deze keer een vraag centraal die de meeste mkb-organisaties zichzelf nooit stellen: wat zegt je verlofbeleid eigenlijk over wie je als bedrijf bent?

In de openingspoll gaf ongeveer de helft van de deelnemers aan dat hun verlofbeleid vooral is gebaseerd op de cao of het wettelijk minimum. De andere helft bouwt het bewust op vanuit vertrouwen en kernwaarden. Een mooi uitgangspunt voor het gesprek dat volgde met Jessie de Groot (7People) en Paula van Egeraat (Jumbo), aangevuld met actuele salaristips van Dave Akkermans.

Wat leerde HR Vooruit ons over verlofbeleid en bedrijfscultuur?

Vier inzichten die terugkwamen in de gesprekken:

Verlofbeleid is een cultuuruiting, geen HR-formaliteit.
De meeste mkb-bedrijven kijken naar het wettelijk minimum, tellen er wat dagen bij op en zijn klaar. Begrijpelijk, maar het laat kansen liggen. Verlofbeleid kan net zo goed het DNA van je organisatie laten zien als je missie of je manier van vergaderen.

Inzicht komt vóór flexibiliteit.
Voordat je iets slims kunt doen met verlof, moet iedereen — medewerker, leidinggevende én HR — gewoon weten hoeveel verlof er nog is. Zonder dat basisoverzicht is elke volgende stap giswerk.

"Onbeperkt" klinkt beter dan het werkt.
Een van de meest verrassende inzichten van de dag: onbeperkt verlof leidt in de praktijk vaak tot mínder opgenomen verlof, omdat mensen niet weten wat nog "normaal" is. Een flexibele regeling mét een duidelijke baseline werkt vaak beter.

Automatisering is wat verlofbeleid behapbaar maakt voor een klein HR-team.
Of je nu in je eentje HR doet of met een klein team zit: zonder werkstromen die reminders en herinneringen voor je regelen, verdrink je in Excel-lijstjes en losse mailtjes.

Jessie de Groot: "je verlofbeleid vertelt meer over je cultuur dan je denkt"

Jessie de Groot werkt ruim twaalf jaar in HR. Ze begon in recruitment, bouwde bij een snelgroeiende Remote-first organisatie de volledige People & Culture-functie op(van 15 naar 125 medewerkers) en werkt sinds een paar maanden bij 7People, een strategische HR-partner van Buddee die onder meer interim HR-capaciteit, workshops en cultuurtrajecten aanbiedt.

Haar verhaal begon met een herkenbare situatie: je eerste werkdag bij een nieuwe werkgever, enthousiast, en je duikt in het personeelshandboek om te zien hoeveel vrije dagen je hebt. Je vindt: "25 vakantiedagen." En dat is het dan.

"Dat is eigenlijk hoe het bij heel veel organisaties gaat," aldus Jessie. "Verlofbeleid staat niet vaak hoog op de agenda. Je kijkt naar het wettelijk minimum, doet er wat bovenop, en als je in een competitieve markt zit kijk je ook naar wat concurrenten bieden. Maar verlofbeleid kan zoveel meer zijn — het kan echt het DNA van je bedrijf weerspiegelen."

Ze gebruikt daarvoor een framework dat ze zelf vier jaar geleden tegenkwam bij 7People, en dat nu — in een mooie cirkel — ook haar eigen tool is geworden. Kern van het idee: strategie, leiderschap, werkplek en tooling zijn allemaal onderdelen van een organisatie, maar cultuur en kernwaarden vormen het fundament eronder. Bouw je HR-beleid dus niet los van je kernwaarden, maar gebruik die kernwaarden als lens.

Concreet, uit haar eigen ervaring en die van collega's:

Kernwaarde	Vertaling naar verlofbeleid
Inspire Trust	Onbeperkt verlof — vertrouwen dat mensen zelf het beste weten wanneer ze vrij nemen, in afstemming met het team
Be Kind	Extra ruimte bij ingrijpende privégebeurtenissen (overlijden, zorgverlof) — "als het leven je prioriteit vraagt, neem die ruimte"
Work Together as One	Verlof afstemmen mét het team, niet alleen laten goedkeuren door een manager — goede overdracht staat voorop
Ignite Energy	Een energy day: last-minute een dag vrij nemen als je energie op is
Embrace Diversity	Twee nationale feestdagen inwisselen voor een dag die past bij je eigen cultuur of geloof
Growth mindset	Twee betaalde opleidingsdagen per jaar

Belangrijke kanttekening die Jessie zelf maakte: dit is de strategische laag. De operationele kant — verlof correct registreren zoals wettelijk verplicht — blijft gewoon nodig, los van hoe je het beleid inricht.

Haar advies aan de aanwezigen: stop met naar buiten kijken naar wat concurrenten of grote merken doen, en begin bij je eigen kernwaarden. Klopt je huidige verlofbeleid daarmee? Zo niet, dan is dat het startpunt voor verandering.

Jumbo Group: van een Excel-bestand met 200 losse verlofuren naar een geautomatiseerde verlofcyclus

Paula van Egeraat is HR-manager Noord-Europa bij Jumbo — niet de supermarktketen, maar de maker van Jan van Haasteren-puzzels, Mens erger je niet, Stratego en het internationale muziekspelletjes succes: Hitster. Ondanks de bekende merken is Jumbo met 60 collega's in Nederland en zo'n 300 wereldwijd in Nederland een schoolvoorbeeld van een mkb-organisatie.

Paula startte vier jaar geleden. Ze nam de HR-taken over van een collega uit de juridische hoek die vooral het wettelijk minimum deed; salaris werd destijds door finance geregeld. Verlof zat in één groot Excel-bestand met tweehonderd losse uren, zonder dat iemand precies wist wanneer ze verliepen of wat wettelijk versus bovenwettelijk verlof was.

De eerste prioriteit was niet flexibiliteit of cultuur — dat kwam later. "Voor ons was het allerbelangrijkste: eerst inzichtelijk maken hoe het zit met verlof, voor onszelf én voor de medewerkers," vertelde Paula. "Je kan het niet allemaal tegelijk doen, zeker niet als je HR in je eentje doet. Zorg dat je dat gefaseerd doet."

Dat inzicht bleek verrassend genoeg vooral nodig om mensen te stimuleren méér verlof op te nemen, niet minder. Medewerkers en leidinggevenden kunnen nu zelf hun verlofsaldo zien in plaats van dat HR maandelijks een overzicht stuurt. En omdat er structureel te weinig verlof werd opgenomen, staat er inmiddels een geautomatiseerde werkstroom in Buddee die aan het begin van het jaar herinnert aan resterende verlofdagen van het voorgaande jaar.

Jumbo zit op dit moment middenin een "babyboom" — veel collega's zijn met zwangerschaps- of ouderschapsverlof. Het overzicht helpt om op tijd vervanging te regelen, intern of tijdelijk, zodat de werkdruk niet bij twee of drie collega's in hetzelfde team blijft hangen. Voor het proces rond zwangerschap en geboorte heeft Jumbo een vaste aanpak: een checklist (geen strak script), het nieuws eerst een paar weken laten bezinken voordat het gesprek over verlofplanning volgt, een schriftelijke bevestiging, en een klein cadeau bij de geboorte. Bij terugkeer na langdurig verlof wordt de opbouw afgestemd op het tempo van de medewerker zelf.

Haar advies aan andere HR-managers: "Richt je werkstromen zodanig in dat ze voor je gaan werken, in plaats van dat je een Excel-lijstje moet bijhouden of je eigen reminders moet zetten." Jumbo gebruikt daarvoor werkstromen in Buddee én afspraken met de arbodienst, zodat verlof- en verzuimtrajecten automatisch de juiste stappen in gang zetten.

Waar moet je in HR en salaris deze zomer al op letten?

Dave Akkermans, salarisexpert bij Buddee, gaf twee actuele aandachtspunten mee voor de zomer.

Wet loontransparantie.

Deze Europese richtlijn wordt in Nederland naar verwachting per 1 januari 2027 wet. Vier pijlers: transparantie over salaris bij werving (salarisrange vooraf bekend, geen vragen over salarisverleden, genderneutrale vacatureteksten), recht op informatie voor medewerkers over gemiddelde beloning tussen mannen en vrouwen in vergelijkbare functies, een rapportageplicht voor organisaties vanaf 100 medewerkers, en een verplicht onderzoek bij loonverschillen boven de 5%. Dave's advies: begin nu al met duidelijke functieomschrijvingen, een objectief functiehuis en heldere salarisschalen — dan sta je er straks niet plotseling voor.

Reiskostenvergoeding.

De onbelaste kilometervergoeding is met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026 verhoogd van €0,23 naar €0,25 per kilometer. Verplicht is dit niet, tenzij je cao dat voorschrijft — maar als goed werkgever kun je medewerkers proactief informeren dat je met terugwerkende kracht aanpast.

Op de vraag of organisaties al bezig zijn met voorbereiding op de wet loontransparantie kwam een fifty-fifty verdeling uit de tweede poll van de dag — precies het soort vraagstuk waar je als mkb-bedrijf niet als laatste wilt aankomen.

5 lessen voor HR-managers in het mkb die hun verlofbeleid willen professionaliseren

1. Begin met inzicht, niet met flexibiliteit

Voordat je kunt nadenken over onbeperkt verlof, energy days of ruilbare feestdagen, moet iedereen simpelweg weten hoeveel verlof er nog is. Dat was bij Jumbo letterlijk stap één, en het loont: het voorkomt eindejaarspaniek, verkeerde uitbetalingen en eindeloze mailtjes.

2. Vertaal kernwaarden naar concrete regelingen

Een kernwaarde als "vertrouwen" of "samenwerken" is pas HR-beleid als hij ergens in een regeling landt. Stel jezelf de vraag die Jessie ook stelde aan haar publiek: klopt ons huidige verlofbeleid met wat we als organisatie belangrijk vinden? Zo niet, dat is je vertrekpunt.

3. Kies bewust tussen "onbeperkt" en "flexibel met een baseline"

Onbeperkt verlof klinkt aantrekkelijk, maar zorgt vaak voor onduidelijkheid over wat "normaal" is — met als resultaat dat mensen juist minder opnemen. Een baseline (het contractuele aantal dagen) met ruimte om meer op te nemen in overleg met het team, geeft mensen houvast én werkt vaak beter in de praktijk.

4. Automatiseer de herinnering, niet alleen de registratie

Verlof registreren is de basis. Het echte verschil zit in de herinneringen: aan het begin van het jaar over resterende dagen, bij langdurig verlof over de juiste vervolgstappen, bij terugkeer over een geleidelijke opbouw. Dat soort werkstromen voorkomt dat kwaliteit afhankelijk is van wie er toevallig aan denkt.

5. Wacht niet tot 2027 met de wet loontransparantie

Ook als je organisatie (nog) onder de 100 medewerkers zit, is nu de tijd om functieomschrijvingen en salarisschalen op orde te krijgen. Organisaties die er vroeg bij zijn, hebben het een stuk makkelijker als de eerste vragen van medewerkers binnenkomen.

Veelgestelde vragen over verlofbeleid en verlofautomatisering in het mkb

Wat is het verschil tussen onbeperkt verlof en flexibel verlof?

Bij onbeperkt verlof is er geen vastgesteld aantal dagen; medewerkers bepalen in overleg met hun team zelf hoeveel ze opnemen. In de praktijk zorgt dat vaak voor onduidelijkheid over wat een acceptabel aantal dagen is, waardoor mensen juist minder verlof opnemen. Bij flexibel verlof met een baseline krijgen medewerkers het contractuele aantal vakantiedagen als duidelijk uitgangspunt, met de mogelijkheid om in overleg meer op te nemen. Die baseline geeft houvast en leidt in de praktijk vaker tot méér opgenomen verlof dan een volledig onbeperkte regeling.

Hoe vertaal je bedrijfscultuur naar een concreet verlofbeleid?

Begin bij je kernwaarden in plaats van bij het wettelijk minimum of wat concurrenten doen. Vraag jezelf per kernwaarde af: wat zou deze waarde betekenen voor hoe we met verlof omgaan? Vertrouwen kan bijvoorbeeld leiden tot minder goedkeuringsstappen, een waarde rond diversiteit tot inwisselbare feestdagen, en een waarde rond groei tot betaalde opleidingsdagen. De operationele verlofregistratie blijft daarnaast gewoon nodig, ongeacht welk beleid je kiest.

Wat is de wet loontransparantie en wanneer gaat die in?

De wet loontransparantie implementeert een Europese richtlijn die werkgevers verplicht om transparanter te zijn over salaris en loonverschillen tussen mannen en vrouwen. De wet treedt in Nederland naar verwachting op 1 januari 2027 in werking. Belangrijkste verplichtingen: salarisranges vooraf bekendmaken bij vacatures, geen vragen meer stellen over salarisverleden, medewerkers recht geven op informatie over beloningsverschillen in vergelijkbare functies, en voor organisaties vanaf 100 medewerkers een periodieke rapportageplicht over de loonkloof.

Hoe hoog is de reiskostenvergoeding in 2026?

De maximale onbelaste reiskostenvergoeding is met terugwerkende kracht vanaf 1 januari 2026 verhoogd van €0,23 naar €0,25 per kilometer. Werkgevers zijn niet verplicht dit bedrag te hanteren, tenzij een cao dat voorschrijft, maar mogen het wel met terugwerkende kracht toepassen en eerdere loonperiodes corrigeren.

Hoe automatiseer je verlofregistratie als je in je eentje HR doet?

Zorg voor één systeem dat als centrale bron dient voor verlofsaldo's, zodat medewerkers en leidinggevenden zelf inzicht hebben zonder dat HR handmatig overzichten moet versturen. Voeg daar werkstromen aan toe die automatisch reminders sturen — bijvoorbeeld bij resterend verlof aan het begin van het jaar, of bij de vervolgstappen rond langdurig verlof. Dat is precies het verschil tussen een Excel-lijstje bijhouden en een systeem dat voor je werkt.

Moet ik als mkb-bedrijf nu al iets doen voor de wet loontransparantie?

Ja, ook als je organisatie onder de rapportagegrens van 100 medewerkers valt. Begin met heldere functieomschrijvingen, een objectief functiehuis en transparante salarisschalen. Organisaties die dit nu al op orde hebben, kunnen straks sneller en met minder stress reageren op vragen van medewerkers of nieuwe wettelijke verplichtingen.

Wil je verlof net zo slim inrichten als Jumbo Group?

De verloftrajecten die Paula besprak, zijn gebouwd in Buddee - HR- en salarissoftware speciaal voor het Nederlandse mkb. Eén platform voor verlofadministratie, personeelsdossiers, werkstromen én salarisverwerking.

Bas Jelle kondigde tijdens het event ook een nieuwe masterclass aan, volledig gewijd aan verlof en verloftrajecten — 23 juli aanstaande. Wil je daarbij zijn? Neem contact op via marketing@buddee.nl