Op 6 oktober vond de vierde editie van HR Vooruit plaats, het online kennisevenement van Buddee. Na onboarding en verlofbeleid stond deze keer een relatie centraal die in veel mkb-organisaties wat stroef verloopt: die tussen HR en salaris.
Jean-Luc Bonnier, medeoprichter van Buddee, opende met een herkenbaar beeld. In de praktijk zien we drie niveaus van samenwerking:
- HR en salaris weten van elkaars bestaan. Elke maand worden mutaties aangeleverd en vertaald, en daar blijft het bij.
- HR en salaris kijken naar dezelfde waarheid, in hetzelfde systeem.
- HR en salaris pakken wijzigingen samen op. Van de wens van HR tot wat er in de salarisadministratie uitvoerbaar is.
Het grootste deel van het mkb zit nog op niveau één. En omdat HR en salaris in kleinere organisaties vaak bij één persoon liggen, moet diegene die stap naar niveau drie meestal ook in z'n eentje zetten. Daarover ging deze editie, met Marijn van der Peijl (interim HR-professional), Tim Peters (eindverantwoordelijk voor payroll bij Buddee) en een Prinsjesdag-update van Dave Akkermans.
Wat leerde HR Vooruit ons over de samenwerking tussen HR en salaris?
Drie inzichten die steeds terugkwamen:
Een salarisproces dat in hoofden zit, groeit niet mee.
Het werkt, tot iemand ziek wordt, vertrekt of iets vergeet. Bij een groeiende organisatie wordt alles wat mensen onthouden alleen maar meer.
HR is de wetgevende macht, salaris de uitvoerende.
Hoe duidelijker HR afspraken vastlegt, hoe minder salaris hoeft te interpreteren. En hoe groter de kans dat de loonstrook in één keer klopt.
Software helpt pas echt als je proces staat.
Een systeem maakt een goed proces beter. Een rommelig proces maakt het vooral sneller rommelig.
Marijn van der Peijl: "begin met het proces"
Marijn werkt als interim HR-professional en kwam terecht bij een organisatie met grote groeiplannen: verdrievoudigen in een paar jaar. Iedereen wist dat het salarisproces anders moest, maar het werk van alledag ging steeds voor.
De uitdagingen waren typisch mkb. Kennis zat in hoofden ("wie heeft er eigenlijk ouderschapsverlof? Piet, Kees, Ahmed... o ja, en Loes"). Mutaties kwamen binnen via het systeem, de mail en de telefoon. Er waren veel Excel-bestanden en dubbele controles, en het was niet duidelijk wie wat deed. Bij de controle van loonstroken bleek de HR-medewerker vaak precies hetzelfde te controleren als de HR-manager.
Dit heeft Marijn ingericht:
- Eén centraal mutatiebestand. Alles wat invloed heeft op de salarisrun van die maand komt erin, van indiensttreding tot declaratie. De regel: staat het niet in het bestand, dan komt het ook niet op de loonstrook.
- Overzichten voor uitzonderingen, zoals ouderschapsverlof en loonbeslagen. Simpele lijstjes, zodat niet alles van één collega afhangt.
- Een import voor massamutaties, in plaats van bedragen drie keer overtypen.
- Een salariskalender met vaste deadlines voor mutaties, controles, akkoord en betaling, inclusief feestdagen. Die is intern gedeeld.
- Een controlematrix. Per type mutatie staat erin welk bronbestand nodig is en wie wat controleert. Geen bronbestand, geen verwerking (natuurlijk wel met terugwerkende kracht). "Een mailtje met 'Piet moet honderd euro verhoging krijgen' werkt voor ons niet meer."
Het resultaat: kortere doorlooptijden, minder handwerk, duidelijke rollen en een eerste run loonstroken die veel vaker meteen klopt. Toen de organisatie in juni 2026 overstapte naar Buddee, ging de implementatie dan ook vlot. "Buddee heeft het makkelijker gemaakt, omdat we van tevoren ons proces al goed hadden ingericht." Inmiddels gebeurt het proces vooral in het systeem in plaats van ernaast, en wordt het mutatiebestand elke maand korter.
Marijns "tip van Flip": begin met het proces, leg verantwoordelijkheden vast en gebruik software als ondersteuning, niet als doel. En begin op tijd, als je het nog onder controle hebt.
Tim Peters: "hoe saaier het proces, hoe beter"
In gesprek met Bas Jelle nam Tim Peters ons mee achter de schermen van de salarisadministratie. Tim werkte jaren in payroll, onder andere als manager bij Deloitte. De loonstrook mag dan maar een paar regels zijn, er zit een heel proces achter. Denk aan de loonaangifte met zo'n honderdvijftig velden die doorwerken in toeslagen, uitkeringen en pensioen.
Het meeste gaat volgens Tim mis bij beleid dat bedacht wordt zonder dat salaris erbij zit. Een keuzebudget (IKB) of een all-in loon klinkt mooi vanuit recruitment, maar moet wel uitvoerbaar zijn en fiscaal kloppen. Bas Jelle had er een mooi voorbeeld van: een werkgever die medewerkers terug naar kantoor wilde lokken met een gratis schoonmaker thuis. Leuk idee, maar alles wat je via je werkgever ontvangt is in principe loon. Waardeer je het via de werkkostenregeling, vergoed je het of tel je het bij? Dat wil je vooraf weten.
Als Tim alle HR-managers in Nederland één ding zou kunnen laten veranderen? Duidelijkheid. "Als salaris krijg je wel eens het idee dat je een glazen bol hebt." Hoe minder ruimte voor interpretatie, hoe meer tijd salaris heeft voor wat er echt toe doet: kloppen de bedragen en klopt het met de wet? Zijn ideaal is een proces dat elke maand hetzelfde gaat: "Hoe saai het ook klinkt, hoe minder ups en downs, hoe beter."
Wat verandert er volgend jaar in salaris en HR?
Na Prinsjesdag gaf Dave Akkermans, salarisexpert bij Buddee, een update over wat werkgevers richting 2027 kunnen verwachten. Van de Wet loontransparantie tot de auto van de zaak. Uit de poll bleek dat nog maar 35% van de deelnemers met de voorbereiding op loontransparantie is begonnen.
Benieuwd naar alle wijzigingen? Lees het volledige overzicht in ons artikel over de Prinsjesdag-plannen voor 2027.
3 lessen voor HR-managers die HR en salaris beter willen laten samenwerken
1. Maak één plek de bron van waarheid
Of dat nu een mutatiebestand of een HR-systeem is: alles wat invloed heeft op de loonstrook staat op één plek, met een bronbestand erbij.
2. Leg vast wie wat doet, en waarom
Een controlematrix voorkomt dat twee mensen hetzelfde controleren terwijl iets anders er tussendoor glipt. Vaste deadlines in een salariskalender zorgen dat iedereen er tijd voor inplant.
3. Betrek salaris voordat je beleid maakt
Bedenk je een nieuwe regeling, een all-in loon of een vacature met een salarisrange? Ga eerst met salaris om tafel. Dan weet je zeker dat het uitvoerbaar is en fiscaal klopt.
Zelf aan de slag met je salarisproces?
Wil je zien hoe HR en salaris in Buddee samenkomen, met één platform voor personeelsdossiers, verloftrajecten, werkstromen én salarisverwerking? Plan een demo.
Heb je HR Vooruit gemist? Bekijk dan de lessen uit eerdere edities:
